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Utilisation de l'e-mail primaire - Base de connaissances / Général / Organisation des données - Fairgate DeskPro

Utilisation de l'e-mail primaire

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L'e-mail primaire sert à deux objectifs à Fairgate: Comme champ de contact pour les adresses e-mail et comme nom d'utilisateur pour l'intranet et le backend.

En pratique, ce champ est utilisé principalement pour enregistrer une adresse e-mail d’un contact. C'est très pratique, car cela garantit que chaque contact dispose également d'un nom d'utilisateur pour se connecter – en effet , actuellement dans la gestion des contacts, cela fait partie des données habituelles.

L'utilisation de l'e-mail adresse comme nom d'utilisateur pour la connexion s'explique par le fait qu'il doit être unique. Sinon, le programme ne saurait pas déterminer qui essaie de se connecter en ce moment.
 Les noms, dates de naissance, etc. ne remplissent pas cette tâche. - parce que, déjà dans une famille, les parents donnent leur nom à leurs enfants, etc. C'est pourquoi presque tous les portales de connexion le font, par exemple Facebook.

Note: Les plus anciens se souviendront peut-être de l'époque où tout le monde devait penser à un nom d'utilisateur, et où des noms d'utilisateur comme Lisa123456 ont donc été créés. Ce n'était du tout facile.

Lorsque l'adresse e-mail n'est pas personnalisée

Pour les internautes, il est tout à fait évident que chacun possède une adresse e-mail et, bien sûr, ne la partage avec personne. Mais dans la vie quotidienne, cela se présente parfois différemment: Par exemple, les enfants n'ont souvent pas encore leur propre e-mail adresse et les couples utilisent parfois une adresse e-mail commune.

Enfants sans e-mail adresse

Fairgate est préparé pour les enfants qui n'ont pas d'e-mail adresse. Les champs "E-mail parents 1" et "E-mail parents 2" sont disponibles comme champs de contact standard.
 Cela signifie que l'e-mail adresse primaire ne doit pas nécessairement être saisie.
 S’il s'agit de l'adresse e-mail des parents, elle appartient "évidemment" à ces champs de données. Certes, les enfants ne peuvent pas se connecter à l'intranet, mais à travers la liaison que les parents ont avec leurs enfant (même ménage), les parents connectés peuvent accéder aux contacts de leurs enfants. De même que Fairgate est préparé à cette éventualité, vous devriez l'être aussi: par conséquent, dans le formulaire de demande d’adhésion pour les juniors, en plus de l'e-mail primaire, fournissez également au moins un champ de contact "e-mail parents" et ne rendez aucun d'eux obligatoire. Ainsi, rien n'empêche une famille d'enregistrer sa progéniture.

N'oubliez pas non plus de mentionner les champs d'adresse e-mail des parents lorsque vous envoyez des e-mails simples et les bulletins d'information (newsletter), surtout si vous vous adressez également aux enfants.

Les symbioses de l'e-mail 

Cela arrive rarement, mais ça se fait quelques fois: Les gens partagent une adresse e-mail et n'en possèdent pas une personnellement. Dans ce cas, vous n'avez pas d'autre choix que de placer l'adresse mail d'une personne dans un autre champ de contact e-mail et d'en tenir compte lors de l'envoi des messages.

À l'envoi des factures, le logiciel recherchera automatiquement un autre champ de contact e-mail s'il n'y a pas d'adresse mail primaire, et dans les communications, vous pouvez sélectionner spécifiquement l’adresse mail du champ de contact auquel un message doit être envoyé s'il n'y a pas d'adresse mail primaire.

Cela vaut également pour le formulaire de demande d'adhésion: Ne faites pas du champ d’e-mail adresse un champ obligatoire si vous souhaitez également avoir les membres qui n'ont pas d'adresse mail.

Conseil: Certains fournisseurs de messagerie, par exemple gmail, incluent "accidentellement" d'autres adresses mail dans une adresse e-mail, par exemple parce qu'une adresse fonctionne avec et sans point. Vous pouvez donc utiliser par exemple familie.mustermann@gmail.com une fois familiemustermann@gmail.com et une fois la version avec point. Notre système ne le remarque pas, il est suffisamment différent

Entreprises

Il n'est pas si rare qu'un membre fasse venir son entreprise en tant que sponsor. En particulier dans le cas des petites entreprises, l'adresse mail de l'entreprise est alors souvent identique à celle du contact principal. Dans ce cas, l'adresse électronique ne peut pas être enregistrée comme e-mail primaire pour les deux contacts.

Si vous enregistrez une entreprise avec "un contact existant comme contact principal", le contact principal peut accéder au contact de l'entreprise dans l'intranet – de la même manière que les parents ont accès sur les contacts de leurs enfants. Par conséquent, l'adresse mail doit être enregistrée comme e-mail primaire de la personne et non de l'entreprise.

La restauration d’un contact

Étant donné que les adresses mails sont probablement les données uniques liées à la personne, Fairgate les utilise également pour vous avertir qu'un contact existe déjà, que ce soit dans les archives ou dans les contacts actifs. Si vous conservez au moins un contact dans les archives, nous supposons que vous souhaitez être informé quand ce contact redeviendra actif. 

Dans ce cas, par exemple, le formulaire de demande d'adhésion ne peut être envoyé avec l’e-mail primaire, ou un nouveau contact saisi.

Cette dernière est facile à gérer: annuler la nouvelle entrée, retrouver le contact dans les archives, restaurez-le ou ajouter les données nouvelles/modifiées.

Dans le cas du formulaire de demande d'adhésion, vous pouvez prendre deux décisions:

  • Prévoyez un formulaire séparé (pas un formulaire de demande d'adhésion) pour les restaurations des contacts archivés ou demandez à être contacté directement.
  • Vous pouvez aussi décider que les informations sur les restaurations des contacts archivés ne valent pas cet effort administratif pour vous. Dans ce cas, supprimez les contacts archivés ou au moins leurs e-mails primaires. Ainsi, ils ne seront pas comparés lorsque vous vous joindrez à nouveau.

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