Mit der Verwendung einer eigenen E-Mail-Versanddomain können Sie die Zustellrate bei Ihren Versänden aus dem Fairgate-System (z.B. Newsletter, E-Mail-Rechnungen, Event-Benachrichtigungen, Formular-Benachrichtigungen usw.) verbessern.

Die Einrichtung der E-Mail-Versanddomain bewirkt, dass die Absender-Adresse (“From”-Adresse) und die Versanddomain (“Sender”) übereinstimmen. Dies stärkt das Vertrauen der Empfänger und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Posteingang ankommen und nicht als Spam klassiert werden. Ohne eigene Versanddomain zeigen gewisse Mailprogramme ausserdem bei der Absenderzeile den Zusatz “via fairgate.ch” an. Durch die Verwendung einer eigenen Versanddomain Sie sicherstellen, dass bei den Empfängern kein solcher Zusatz erscheint.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine E-Mail-Versanddomain in Fairgate einzurichten:

Schritt 1: Zugriff auf die DNS-Verwaltung prüfen

Falls Ihre Webdomain von einem externen Anbieter verwaltet wird, vergewissern Sie sich, dass Sie Zugriff auf die DNS-Einstellungen haben. Kontaktieren Sie ggf. Ihren Domainregistrar, um sicherzustellen, dass Sie die benötigten Änderungen vornehmen können.

Falls Sie Ihre Website über Fairgate betreiben, befindet sich die DNS-Verwaltung normalerweise bei Fairgate. In diesem Fall brauchen Sie keinen Zugriff. Fairgate wird sich selbst um Schritt 3 und 4 kümmern.

Schritt 2: E-Mail-Versanddomain in Fairgate hinterlegen

1. Loggen Sie sich in die Fairgate-Verwaltung ein.

2. Gehen Sie im Menü oben rechts zu Einstellungen > E-Mail-Einstellungen

3. Wählen Sie unter E-Mail-Versanddomain die Aktion «Ändern». Es öffnet sich ein neues Fenster mit den erforderlichen Konfigurationsoptionen.

4. Tragen Sie Ihre Domain ohne https und www-Zusatz ein, z. B. verein.ch. (Früher musste eine Subdomain gewählt werden. Dies ist jetzt nicht mehr der Fall.)

Schritt 3: DNS-Einträge hinzufügen

Nachdem Sie die Domain in Fairgate hinterlegt haben, sehen Sie mehrere DNS-Einträge (z. B. SPF, DKIM), die Sie in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain einfügen müssen.

Vorgehensweise:

1. Kopieren Sie die bereitgestellten DNS-Einträge aus dem Mail-Versanddomain-Einstellungsseite.

2. Melden Sie sich bei Ihrem Domain-Provider an und fügen Sie die Einträge unter „DNS-Verwaltung“ hinzu. Stellen Sie sicher, dass jeweils sowohl der Hostname (Subdomain) wie auch der Wert mit den angegebenen Daten übereinstimmt.

3. Speichern Sie die Änderungen.

Falls Sie unsicher sind, wie Sie die DNS-Einträge einfügen, kontaktieren Sie den Support Ihres Domainanbieters oder unser Fairgate-Support-Team.

Wenn die DNS-Verwaltung Ihrer Web-Domain bei Fairgate liegt und Sie diese als E-Mail-Versanddomain hinterlegt haben, wird Fairgate darüber informiert und fügt diese Einträge innerhalb von 3 Arbeitstagen hinzu, und übernimmt auch die Verifizierung in Schritt 4.

Schritt 4: Verifizierung der Domain

1. Kehren Sie zur Einrichtungsseite zurück und klicken Sie auf DNS-Einträge prüfen.

2. Falls die Einträge korrekt gesetzt wurden, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt.

3. Sollte die Verifizierung fehlschlagen, prüfen Sie Ihre DNS-Einstellungen und wiederholen Sie den Vorgang.

4. Sobald die Einrichtung erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie E-Mails über Ihre eigene Domain versenden.

Schritt 5: Testmail versenden

Testen Sie den neuen Mailversand, indem Sie eine Test-E-Mail an sich selbst oder an ein Vereinsmitglied senden. Geben Sie als Absender-Adresse immer eine Mailadresse an, die mit der registrierten Mailversand-Domain übereinstimmt (z. B. hans.muster@verein.ch, wenn die Mailversand-Domain verein.ch lautet). Überprüfen Sie, ob in empfangenen Test-E-Mail die Absenderadresse korrekt dargestellt wird.

Schritt 6: Aufwärmphase für Massenversand

Wenn Sie Ihre neue E-Mail-Versanddomain verwenden, sollten Sie nicht sofort zu grosse Mengen an E-Mails versenden. Beginnen Sie mit ein paar hundert pro Tag und steigern Sie das Volumen schrittweise um etwa 25 % pro Tag. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Ihre E-Mails von den empfangenden Mailservern als potenzieller Spam eingestuft werden.

Nach dieser Aufwärmphse können Sie auch grössere Mengen an E-Mails auf einmal versenden, ohne deswegen Spam-Klassierungen zu riskieren.