Zielgruppe:

Tennisclub-Administratoren, die für die Lizenzverwaltung ihrer Clubmitglieder zuständig sind.

Wichtige Hinweise zur Swiss Tennis Lizenzverwaltung über Fairgate:

⚠️ Wichtig

● Sie können die Aktivierung nur beantragen, wenn Ihr Verein bereits bei Swiss Tennis registriert ist.

● Sie müssen ein Vereinsadministrator in der Fairgate Verwaltung sein.

● Datenschutzhinweis: Als Vereinsadministrator sind Sie dafür verantwortlich, dass alle Mitglieder darüber informiert werden, dass ihre personenbezogenen Daten an Swiss Tennis weitergegeben werden.

Mit der Verwaltung der Swiss Tennis-Lizenzen beginnen:

Aktivieren Sie die Swiss Tennis API-Verbindung für Ihren Club

Bevor Sie Fairgate für die Verwaltung von Swiss Tennis-Lizenzen nutzen können, müssen Sie zunächst die Aktivierung der Swiss Tennis API-Verbindung für Ihren Club beantragen. Um die Verbindung zu aktivieren, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zu den Einstellungen für Ihren Verein.

2. Öffnen Sie die Registerkarte „Swiss Tennis” in den Einstellungen. Wenn Sie diese Registerkarte nicht sehen, aber bei Swiss Tennis registriert sind, wenden Sie sich bitte an den Fairgate-Support.

3. Dort sehen Sie die Schaltfläche „Aktivierungsanfrage senden”. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich auf Ihrem Computer ein neues E-Mail-Fenster mit der E-Mail-Adresse des Fairgate-Supports. Bitte geben Sie Ihre Vereinsdaten ein und senden Sie die Anfrage-E-Mail an den Fairgate-Support.

   

4. Der Fairgate-Support aktiviert Ihren Club und informiert Sie darüber.

   
   

Erste Synchronisierung mit Swiss Tennis

Der zweite Schritt nach der Aktivierung der Swiss Tennis API-Verbindung für Ihren Verein ist die Durchführung einer vollständigen Erstsynchronisation mit der Swiss Tennis-Datenbank, damit Fairgate die Lizenzstatus aller Mitglieder Ihres Vereins importieren kann.

So starten Sie die Erstsynchronisation:

1. Gehen Sie zu den Einstellungen Ihres Vereins in der Fairgate Verwaltung.

2. Öffnen Sie die Registerkarte „Swiss Tennis” in den Einstellungen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle Kontakte synchronisieren”.

   Fehleranzeige bei Synchronisierung bedeutet nicht direkt, dass die Synchronisierung fehlerhaft ist, aber bezeichnet auch Mitglieder ohne Lizenz, mit falschen Kontaktangaben etc.

Filterrollen

Nach der ersten Synchronisierung mit der Swiss Tennis API erhält Fairgate die Daten aller Ihrer Clubmitglieder und zeigt diese unter „Kontakte” an.

Um Ihre Clubmitglieder nach verschiedenen Lizenzstatus anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu „Aktive Kontakte“ im Dropdown-Menü „Kontakte“.

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Rollen filtern“ > „Swiss Tennis-Lizenzen“.

3. Daraufhin werden alle Clubmitglieder mit einem von Swiss Tennis erhaltenen Lizenzstatus angezeigt. Wenn Sie auf einen Status klicken, wird eine Liste der Clubmitglieder mit dieser Lizenz angezeigt.

⚠️ Wichtig: Was tun, wenn nach der Synchronisierung Mitgliederlizenzen fehlen?

Nach der Synchronisierung Ihrer Clubmitglieder mit Swiss Tennis kann es vorkommen, dass einige Mitglieder, die über eine Lizenz verfügen sollten (aktiv, gesperrt oder gelöscht), im System keinen Lizenzstatus aufweisen.

In diesem Fall:

1. Wenden Sie sich direkt an Swiss Tennis – kontaktieren Sie nicht den Fairgate-Support.

2. Beantragen Sie keine neue Lizenz – dadurch würden doppelte Lizenzen für dieselbe Person erstellt werden.

Warum dies auftritt:

Dies geschieht in der Regel, wenn Daten zwischen den Mitgliederinformationen Ihres Clubs und den Aufzeichnungen von Swiss Tennis nicht übereinstimmen (z. B. Unterschiede bei Namen, Geburtsdaten oder anderen persönlichen Angaben).

Wichtig: Nur Swiss Tennis kann diese Probleme bei der Datensynchronisation beheben.

Verwaltung von Swiss Tennis-Lizenzen über Fairgate

⚠️ So funktioniert die Anwendung

Bei Swiss Tennis können Lizenzen abhängig von der jeweiligen Saisonperiode angepasst werden.
Die Fairgate-Integration orientiert sich dabei am von der Swiss-Tennis-API gemeldeten Saisonstatus.
Während einer Saison werden drei unterschiedliche Status unterschieden:

1. Gesperrt: Dies ist eine sehr kurze Phase während der Saison, in der die Lizenzverwaltung aufgrund von Wartungsarbeiten gesperrt ist. In diesem Zeitraum sind keine Änderungen zulässig.

2. Normal: Von März bis November gilt die Normalphase. Während dieser Phase sind nur die folgenden Mutationen möglich:

a. Beantragung einer neuen Lizenz für die aktuelle Saison

b. Reaktivierung einer gesperrten Lizenz für die aktuelle Saison

c. Reaktivierung einer gelöschten Lizenz für die aktuelle Saison

3. Jährlich: Von November bis Februar gilt die Jahresphase. Während dieser Phase sind folgende Vorgänge möglich:

a. Beantragung einer neuen Lizenz

b. Löschen einer aktiven Lizenz

c. Aussetzen einer aktiven Lizenz

d. Reaktivieren einer gelöschten Lizenz für die aktuelle und die nächste Saison

e. Reaktivieren einer ausgesetzten Lizenz für die aktuelle und die nächste Saison

f. Ändern einer gelöschten Lizenz in eine ausgesetzte Lizenz für die aktuelle Saison

g. Löschen einer ausgesetzten Lizenz für die aktuelle und nächste Saison

h. Den Status einer aktiven Lizenz ändern für die nächste Saison zu suspendieren oder löschen.

Für aktive Lizenzen, die auch in der nächsten Saison aktiv bleiben sollen, sind keine besonderen Massnahmen erforderlich.

⚠️Bitte beachten Sie, dass Lizenzen mit den Rangstufen N1-R2 und U&10 direkt über die Swiss Tennis License Administration bestellt werden müssen.

⚠️ Wichtige Änderung für Vereine, die derzeit benutzerdefinierte Felder zur Verwaltung von Swiss Tennis-Lizenzdaten verwenden

Wenn Ihr Verein Swiss Tennis-Lizenzinformationen für Mitglieder mithilfe manuell erstellter benutzerdefinierter Felder in Fairgate erfasst hat, müssen Sie nun zur Verwaltung dieser Daten ausschliesslich auf die Swiss Tennis API-Aktivierung umstellen.

Wichtige Änderungen:

● Aktivieren und verwenden Sie ausschliesslich die Swiss Tennis API-Integration.

● Verwenden Sie keine manuell erstellten benutzerdefinierten Felder mehr für Swiss Tennis Lizenzdaten.

● Alle Swiss Tennis Lizenzinformationen müssen nun über diese offizielle API-Verbindung übertragen werden.

Um die Lizenz eines Clubmitglieds zu verwalten, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

1. Suchen Sie das Mitglied entweder in den aktiven Kontakten oder in einer der Filterrollen unter Swiss Tennis-Lizenzen.

2. Klicken Sie auf den Link, um die Detailansicht des Mitglieds zu öffnen. Dort finden Sie die Registerkarte „Swiss Tennis-Lizenz“.

3. Wenn Sie diese Registerkarte öffnen, wird der aktuelle Status dieses Mitglieds im Swiss Tennis-Lizenzsystem angezeigt.

4. Basierend auf dem Status in der Swiss Tennis API sehen Sie die entsprechenden Schaltflächen, um (wie oben beschrieben) zulässige Mutationen der Lizenz des Mitglieds bei Swiss Tennis zu beantragen.

⚠️Wichtig

Bitte beachten Sie, dass das Lizenzsystem von Swiss Tennis die folgenden Angaben zu einer Person als obligatorisch erachtet, damit eine Lizenz ausgestellt oder eine bestehende Lizenz geändert werden kann:

● Vorname

● Nachname

● Geschlecht

● Geburtsdatum

● Primäre E-Mail-Adresse

● Postleitzahl

● Stadt

● Land

Bitte stellen Sie sicher, dass diese Angaben vollständig und korrekt sind, bevor Sie die Funktionen zur Lizenzverwaltung nutzen.

Sobald die Daten an Swiss Tennis übermittelt wurden, werden sie in deren System gespeichert. Nach dieser Änderung werden weitere Bearbeitungen der Angaben zu einer Person in Fairgate nicht mehr in Swiss Tennis aktualisiert. Sollten sich die Angaben ändern, wenden Sie sich bitte direkt an Swiss Tennis.