Wenn Sie eine Veranstaltung mit Anmeldepflicht erstellen wollen, z.B. wegen begrenzter Teilnehmerzahl, müssen Sie das im Event-Modul entsprechend aktivieren. Standardmässig ist die Anmelde-Funktionalität auf „AUS“ gestellt, was bedeutet, dass es keine Anmeldung zu der entsprechenden Veranstaltung gibt. Wenn Sie im Modul auf „EIN“ umstellen, werden folgende Funktionen freigeschaltet:

Anmeldung ist aktiviert für (1)

Mit diesem Dropdown-Feld entscheiden Sie, ob jeder Besucher und jeder Gast Ihrer Webseite sich zu einem Event anmelden kann oder ausschliesslich Kontakte, die sich in der Kontakt-Liste Ihres Vereins befinden.

Wenn jeder sich anmelden kann, erscheint auf der Eventseite ein Anmelde-Button:

Wenn nur Vereins-Kontakte sich anmelden können, erfolgt nur die Aufforderung zum Login in den internen Bereich mit Benutzernamen und Passwort (Voraussetzung: Modul Intranet):

Kontakttyp beschränken (2)

Mit diesen Checkboxen wählen Sie aus, welcher Kontakttyp die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung ist.

Sie können alle Typen anhaken oder auch nur einzelne. Als Beispiel: Zu einem Feriencamp werden in der Regel nur Privatpersonen, also Schüler zugelassen. Umgekehrt werden zu einem Vorstellungs-Tag der örtlichen Firmen in einer Berufsschule eher Firmen Ihre gesuchten Ansprechpartner sein.

Anmeldebestätigung (3)

Wenn Sie „Bestätigung der Anmeldung durch Event-Administrator nötig“ auswählen, ist es zwingend notwendig unter „Event-Funktionen“ -> „Teilnehmende“ eingegangene Anmeldungen händisch zu bestätigen, damit die Teilnehmenden eine Bestätigung zur Teilnahme erhalten und auch zum Event zugelassen sind. Vorher ist der Status „Teilnahme“ offen.

Mit dem können Sie die Teilnahme am Event absagen / rückgängig machen.
Mit können Sie die Teilnahme am Event bestätigen / zulassen.
Mit können Sie die Teilnahme am Event ablehnen.

In der automatisierten Mailbestätigung an den Anmeldenden kommt auch der Hinweis: Status - Teilnahme muss noch bestätigt werden:

Anmeldestart (4)

Der Button „Veröffentlichung“ bewirkt, dass ab dem Zeitpunkt der Veröffentlich Ihres Events auch sofort Anmeldungen möglich sind. Wenn Sie die Anmeldung erst zu einem bestimmten Termin möglich machen und gleichzeitig das Event schon auf der Webseite anzeigen lassen wollen, setzen Sie den Punkt in das Datumsfeld rechts daneben und wählen Sie Ihr Wunschdatum aus.

Anmeldeschluss (5)

Für einen festen Anmeldeschluss setzen Sie den Punkt von „Eventbeginn“ in das Kästchen rechts daneben und wählen Ihr Wunschdatum aus.

Abmeldemöglichkeit bis (6)

Sie können hier definieren, bis wann sich Teilnehmer selbstständig abmelden können, oder Sie legen fest, dass dies nicht möglich ist. Unabhängig davon kann der Administrator jederzeit auch Teilnehmer abmelden.

Mindestanzahl Teilnehmende (7)

Ist eine Mindest-Teilnehmer-Zahl erforderlich, damit Ihre Veranstaltung sich z. B. rentiert, tragen Sie diese in das Feld ein. Belassen Sie das Feld leer, gibt es keine Mindest-Teilnehmerzahl.

Maximale Anzahl Teilnehmende (8 )

Hier können Sie definieren, wie viele Anmeldungen Sie maximal zulassen möchten. Sie können wahlweise in (9) definieren, dass eine Warteliste geführt wird, wenn das Event ausgebucht ist.

Warteliste (9)

Zusätzlich können Sie eine Warteliste führen, wenn Sie diese Option anhaken. Wenn das Event ausgebucht ist, wird ein entsprechender Hinweis auf der Eventseite gegeben:

In der Übersicht aller Events wird dann auch in der Spalte “Warteliste” angezeigt, wie viele Personen sich auf der Warteliste befinden:

Als Eventadmin können Sie die Reihenfolge der Warteliste beeinflussen:

Hiermit können Sie die Anmeldung eine Wartelistenposition nach oben schieben
Hiermit können Sie die Anmeldung eine Wartelistenposition nach unten schieben
Hiermit können Sie die Anmeldung an das Ende der Warteliste schieben

Der Anmeldende erhält in der Anmeldebestätigung den Hinweis, dass er sich auf der Warteliste befindet:

Rückt man als Angemeldeter von der Warteliste auf die Teilnehmerliste, erhält man eine entsprechende Mailbenachrichtigung:

Mehrfach-Anmeldung (10)

Wenn Sie die Option „Gruppenanmeldung ermöglichen“ anhaken, geben Sie die Möglichkeit frei, dass Ihre Gäste mehr als ein Ticket gleichzeitig lösen können. Sie können zusätzlich einstellen, welche erforderlichen Daten pro Zusatzticket abgefragt werden sollen. So ist es z. B. möglich, dass Familien sich als Gruppe anmelden oder Firmen statt einer Einzelperson ein ganzes Team schicken.

Achtung: Es ist notwendig, dass Sie die maximale Anzahl der gleichzeitig zu vergebenden Tickets eingeben. Es ist nicht zusätzlich notwendig „Erforderliche Daten pro Zusatzticket“ per Haken-Setzen abzufragen.

Anmeldung zusätzlicher Teilnehmender (11)

Es kann die Anmeldung zusätzlicher Teilnehmenden ermöglicht werden, wenn Sie an dieser Stelle den Haken setzen. So ermöglichen Sie z. B. die Mit-Anmeldung eines Geschwister-Kindes oder Ehepartners. Achtung: Diese Einstellung gilt nur für im System verbundene Haushaltskontakte, somit also auch nur für im System hinterlegte aktive Kontakte (wenn Sie das Modul Intranet lizenziert haben):

Sichtbarkeits-Einstellungen (12)

Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, können Sie die Sichtbarkeit sowohl der Teilnehmerliste als auch der Warteliste beschränken. Wählen Sie Ihre Wunsch-Option aus den Dropdown-Feldern aus.

Wir empfehlen. die Sichtbarkeit der Teilnehmer- und Warteliste grundsätzlich auf nicht sichtbar oder auf intern zu setzen.

Sie können zusätzlich aus- oder abwählen, ob die Teilnehmenden mit Profilbild oder einem Link zum jeweiligen Profil dargestellt werden. Sind z. B. Ihre Ausschreibung und die Teilnehmerliste öffentlich und der Haken bei Profilbild ist gesetzt, wird dieses auf Ihrer Webseite jedem Besucher angezeigt.