Was sind Arbeitsgruppen?
Arbeitsgruppen können für Kontakte angelegt werden, die an einem Thema
gemeinsam arbeiten und sich austauschen. Arbeitsgruppenfunktionen ermöglichen es,
Gruppen zu benennen und mit eigenen Funktionen zu versehen.
Außerdem können Sie den Kontakten der Arbeitsgruppe Funktion zuzuweisen und ihr im
Intranet einen eigenen Bereich zur Verfügung zu stellen.
Arbeitsgruppen eignen sich hervorragend für Organisations-Komitees, Gremien und
natürlich den Vorstand – deswegen ist dieser bereits vorangelegt.
Arbeitsgruppen verwalten
Um eine Arbeitsgruppe zu verwalten, klicken Sie neben Arbeitsgruppen auf das drei Striche-Menü und wählen dort „Arbeitsgruppen verwalten“.
Sie werden auf eine neue Seite geleitet, über die bestehende Arbeitsgruppen bearbeitet und neue Arbeitsgruppen erstellt werden können.
Arbeitsgruppe erstellen
Um eine neue Arbeitsgruppe zu erstellen haben Sie zwei Optionen
Im Aktionsmenü direkt über “Arbeitsgruppe erstellen. Geben Sie der Arbeitsgruppe einen Namen und mindestens eine Funktion:
Klicken Sie auf der Verwaltungsseite der Arbeitsgruppen auf „Arbeitsgruppe hinzufügen“. Dann können Sie den Namen der Arbeitsgruppe sowie mindestens eine Funktion bestimmen:
Arbeitsgruppen-Funktionen
Auf der Verwaltungsseite der Arbeitsgruppen können Sie nach einem Klick auf das kleine + links neben „Funktionen“ die Funktionen der Arbeitsgruppe umbenennen oder neue hinzufügen.
Sichtbarkeit der Arbeitsgruppen im internen Bereich
Ob Arbeitsgruppen im internen Bereich für alle (gruppenfremde) Kontakte sichtbar sein sollen oder nur für die der Arbeitsgruppe zugewiesenen (gruppeneigene) Kontakte, können Sie mit einem Klick auf das kleine + links neben „Einstellungen“ bestimmen.
Arbeitsgruppen-Administratoren
Die Arbeitsgruppen-Administratoren können Sie nicht nur über die „Benutzerrechte“ festlegen, sondern auch direkt auf der Verwaltungsseite der Arbeitsgruppen.
Klicken Sie dazu auf das kleine + links neben „Administratoren“.
Synergien mit Zusatzmodul „Intranet“
Jede Arbeitsgruppe hat einen eigenen Bereich im Intranet, der nur den Arbeitsgruppen-Mitgliedern zugänglich ist. Dort können verschiedene Arbeiten gemeinsam erledigt werden. Dazu stehen ein Nachrichtendienst, eine eigene Dokumentenverwaltung, eine Gruppenmitglieder-Übersicht sowie ein Forum zur Verfügung.
Für jede Arbeitsgruppe können Administratoren bestimmt werden, die zusätzliche Administrationsarbeiten durchführen dürfen.
Vorstand
Was ist der Vorstand (systemtechnisch gesehen)?
Der Vorstand ist eine spezielle Arbeitsgruppe, die nicht löschbar ist und (von Ihrem Verband) vordefinierte Funktionen besitzt. Einzelne dieser Funktionen sind obligatorisch, d.h. es sollte immer ein (Verbands-)Kontakt zugewiesen sein.
Fehlt eine solche Zuweisung, weist Sie das System darauf hin:
Wie können Kontakte einer Vorstandsfunktion zugewiesen werden?
Es gibt drei Möglichkeiten Kontakte dem Vorstand zuzuweisen:
Kontakttabelle / Drag & Drop: Ziehen Sie die gewünschten Kontakte auf die Arbeitsgruppe «Vorstand» in Sidebarbereich «Arbeitsgruppen».
Kontakttabelle / Aktion «Zuweisen zu…»: Markieren Sie die gewünschten Kontakte, führen die Aktion durch und wählen im Dialog die Arbeitsgruppe «Vorstand».
In der Topnavigation klicken Sie unter Ihrem Vereinsnamen (rechts, neben dem Link «Abmelden») auf «Vorstand». Hier finden Sie eine Auflistung aller Vorstandsfunktionen. Suchen Sie im dazugehörigen Suchfeld nach dem Kontaktnamen und speichern anschliessend die Änderungen, um die Zuweisung durchzuführen.
Individuelle Vorstandsfunktionen erfassen
Wählen Sie im Sidebarbereich «Arbeitsgruppen» über das Aktionsmenü die Aktion «Arbeitsgruppen verwalten…».
In der folgenden Ansicht klappen Sie den Bereich «Funktionen» auf und klicken auf «Funktion hinzufügen»
Vorstände in der Verbandslösung
Diese Einstellungen gelten nur für Vereine, die sich innerhalb einer Verbandslösung befinden
Die Vorstandsfunktionen sind vom Verband vorgegeben und sollten entsprechend in Ihrem Verein zugeordnet werden. Die zugeordneten Kontakte und ihre Funktionen im Vorstand werden mit dem Verband geteilt.
Wenn Sie individuelle Funktionen festlegen und Kontakte zuordnen, werden diese Informationen NICHT mit dem Verband geteilt.
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