Neben der manuellen Anlage neuer Kontakte in der Kontaktverwaltung
und dem Kontaktimport können neue Mitglieder auch über das
Beitrittsgesuchsformular aufgenommen werden.
Auch eine Aktualisierung bereits aktiver Kontakte und dessen Kontaktdaten
ist über dieses Formular möglich.
Beitrittsgesuchsformular erstellen
In der Verwaltung kann man hier ein neues Beitrittsgesuchsformular anlegen bzw. bereits erstellte einsehen und bearbeiten:
Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Formulars auf das blaue Plus:
Geben Sie im nächsten Schritt dem Formular einen Namen (z.B. “Mitgliedsantrag”) und definieren Sie, für welchen Kontakttyp es gelten soll. Für Einzelpersonen, Firmen mit und ohne Hauptkontakten muss jeweils ein separates Formular erstellt werden:
Schritt 1: Formularfelder definieren
Im ersten Schritt des Formularassistenten können Sie definieren, welche Felder vom Gesuchsteller ausgefüllt werden müssen. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle noch nachträglich den Formularnamen ändern (1).
Die Systempflichtfelder sind vorgegeben und können nicht gelöscht werden (2).
Kontaktfeld hinzufügen
Wenn Sie ein Kontaktfeld hinzufügen, können Sie auf die Kontaktfelder aus dem System zurückgreifen:
Über die Einstellungen können Sie das Feld als Pflichtfeld definieren oder einen Hinweistext mitgeben:
Wichtig: Wenn Sie das Mitglied aufnehmen, werden eingegebene Werte für Kontaktfelder übernommen und befinden sich dann am Kontakt. Werte aus Formularfeldern werden nicht mit ins System und an den Kontakt übernommen
Formularfeld hinzufügen
Wenn Sie ein individuelles Formularfeld wünschen, können Sie dieses hinzufügen und einen Formularfeld-Typ wählen. Dies kann z.B. sinnvoll sein für ein Bemerkungsfeld, also für Informationen, die nicht zwingend nach Aufnahme des Gesuchstellers in Fairgate gespeichert werden müssen:
Über die Einstellungen können Sie weitere Optionen wählen /ausfüllen:
Mitgliedschafts-Auswahl hinzufügen
Wenn Sie eine Mitgliedschafts-Auswahl hinzufügen, kann der Gesuchsteller gleich angeben, was für eine Mitgliedschaft er haben möchte. Bei Aufnahme wird dann automatisch die Zuordnung zur Mitgliedschaft vorgenommen. Sie können alle Mitgliedschaften auswählen, die zur Auswahl stehen:
Tipp: Wenn Sie bei den Einstellungen die Mitgliedschafts-Auswahl als “Verstecktes Feld mit Standardwert” anhaken und z.B. “Aktivmitglied” hinterlegen, werden alle Gesuchsteller automatisch mit Bestätigung dieser Mitgliedschaft zugeordnet - ohne dass der Gesuchsteller es extra beim Ausfüllen angeben muss
Trenner/Überschrift hinzufügen
Zur übersichtlicheren Gestaltung des Formulars können Sie Trenner oder Überschriften hinzufügen. Dies können, wie alle anderen Felder auch, per Drag&Drop an die gewünschte Stelle gezogen werden:
Profilbild hinzufügen
Hiermit können Sie ein Dateiuploadfeld hinzufügen, damit bei Aufnahme des Mitglieds gleich im System ein passendes Profilbild hinterlegt wird.
Captcha & Button
Nach Bedarf können Sie einen Captcha-Schutz hinzufügen und den Absende-Button individualisieren:
Schritt 2: Instant Payment
Wenn Sie für das Beitrittsgesuchsformular Instant Payment nutzen möchten, können Sie es in diesem Schritt aktivieren
Voraussetzungen: Gebuchte Module RaiseNow Schnittstelle mit TWINT und Fairgate Instant Payment. Bitte hinterlegen Sie zuvor die entsprechenden Instant Payment Daten an einem Finanzinstitut.
Folgende Angaben und Einstellungsoptionen gibt es:
(1): Hinterlegen Sie hier, auf welches Finanzinstitut und Ertragskonto die Beträge gehen sollen. Zudem können Sie die zugehörige Buchhaltung auswählen
(2): Definieren Sie, welche Bezahloptionen zur Verfügung stehen sollen
(3): Tragen Sie hier einen Rabattcode ein, kann der Kontakt mit Eingabe des Codes auf dem Formular einen definierten Rabatt auf die Gebühren erhalten.
(4): Legen Sie hier die Höhe der Beträge fest. Sie können diese für Mitgliedschaften oder Rollen einer Rollenkategorie hinterlegen. Wahlweise kann auch ein von beiden Optionen unabhängiger Betrag hinterlegt werden.
Schritt 3: E-Mail-Benachrichtigungen
Hier können Sie die Mailbenachrichtigungen individualisieren für die
Bestätigungsmail an den Gesuchsteller
Benachrichtigungsmail an den Administrator
Zusagemail an Gesuchsteller
Ablehnungsmail an Gesuchsteller
Die Signatur können Sie bearbeiten, wenn Sie jeweils hier klicken:
Auf der Zielseite können Sie zudem ein Vereinslogo hinterlegen:
Schritt 4: Abschluss
Im letzten Schritt können Sie definieren, welche Nachricht nach Absenden des Formulars angezeigt werden soll.
Optional können Kontakte bei Aufnahme direkt einer gewünschten Rolle zugewiesen werden, z.B. “Neueintritt” - damit kann man sich gleich alle Neueintritte in eine Rolle sortieren.
Beitrittsgesuchsformular veröffentlichen
Nach dem Veröffentlichen des Formulars wird für das Formular eine öffentliche URL generiert, die Sie entweder direkt an Ihre Kontakte weitergeben oder auch in eine externe Webseite einbinden können. Wenn Sie das Webseiten-Modul von Fairgate nutzen, können Sie das Formular auch direkt in Ihre Webseite einbinden.
Die Einbindung auf eine externe Webseite wie Wordpress o.ä. können Sie via iFrame vornehmen:
<iframe src="hier kommt der Link des Formulars hin" name="iframe" id="iframe" scrolling="yes" frameborder="0" marginheight="0px" marginwidth="0px" height="400" width="600">
</iframe>Beitrittsgesuche bearbeiten
Neue Beitrittsgesuche finden sich in der Kontaktverwaltung:
Mit Klick auf den Kontaktnamen können Sie sehen, mit welchen Werten der Kontakt das Formular ausgefüllt hat:
Bei jedem Gesuch läuft im Hintergrund eine Prüfung auf Duplikate. Wurde können Sie den Kontakt “bestätigen” und somit als Kontakt aufnehmen:
Duplikatsprüfung
Bzgl. der Duplikatsprüfung gibt es verschiedene Kriterien, nach denen diese auslöst.
Als Duplikat erkannt wird ein Kontaktantrag, wenn entweder
Primäre E-Mail identisch ist, oder
Vorname, Nachname und Geburtsdatum identisch sind.
Als Duplikatsverdacht erkannt wird ein Einzelperson-Kontaktantrag, wenn mind. 3 der folgenden 4 Kriterien zutreffen:
gleicher oder fast gleicher Vorname
gleicher oder fast gleicher Nachname
gleiches Geburtsdatum
gleicher oder fast gleicher Ort
Als Duplikatsverdacht erkannt wird ein Firmen-Kontaktantrag, wenn folgende beiden Kriterien zutreffen:
gleicher oder fast gleicher Firmenname
gleicher oder fast gleicher Ort
Bei Duplikatsverdacht oder bei einem Duplikat können Sie entscheiden, ob Sie den Kontakt vom Antrag mit dem vorhandenen gefundenen Duplikat zusammenführen (vorhandene Daten werden überschrieben) oder als separaten Kontakt aufnehmen: