Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann, sendet der empfangende oder zwischengeschaltete Mailserver in vielen Fällen eine Statusmeldung zurück. Diese Rückmeldung wird häufig als Bounce, Unzustellbarkeitsmeldung oder Delivery Status Notification (DSN) bezeichnet.

Solche Meldungen enthalten meist technische Fehlercodes. Diese Codes helfen dabei, die Ursache einzugrenzen: zum Beispiel eine falsch geschriebene Empfängeradresse, ein volles Postfach, ein DNS-Problem oder eine Ablehnung aufgrund von SPF, DKIM oder DMARC.

Wie liest man einen Statuscode?

Eine typische Fehlermeldung kann zum Beispiel so aussehen:

550 5.1.1 User unknown

Die einzelnen Bestandteile bedeuten:

Der Beschreibungstext kann je nach Anbieter unterschiedlich formuliert sein. Für die Auswertung sind die numerischen Codes in der Regel zuverlässiger als der freie Text.

Temporäre und permanente Fehler

Die erste Ziffer des erweiterten Statuscodes zeigt, ob es sich um einen temporären oder permanenten Fehler handelt.

Beispiele:

421 4.4.2 Connection timed out
550 5.1.1 User unknown
552 5.2.2 Mailbox full
550 5.7.1 Message rejected due to policy

Kategorien der erweiterten Statuscodes

Die zweite Ziffer des erweiterten Statuscodes beschreibt die Fehlerkategorie.

Häufige Fehlercodes und ihre Bedeutung

1. Allgemeine Fehler: x.0.x

Allgemeine Fehlercodes werden verwendet, wenn der empfangende Server die Ursache nicht genauer einordnet oder nur eine allgemeine Ablehnung zurückgibt.

Hinweise

Allgemeine Codes sind weniger aussagekräftig. Für die genaue Analyse sollte immer der vollständige Bounce-Text berücksichtigt werden.

2. Adressfehler: x.1.x

Adressfehler gehören zu den häufigsten Ursachen für unzustellbare E-Mails. Sie betreffen die Empfängeradresse, die Domain oder in bestimmten Fällen auch die Absenderadresse.

Typische Ursachen

• Tippfehler in der Empfängeradresse

• Empfängeradresse wurde gelöscht

• Postfach wurde umbenannt oder migriert

• Domain existiert nicht mehr

• Domain hat keine gültigen MX-Einträge

• Absenderadresse ist technisch ungültig

Beispiel

550 5.1.1 User unknown

Bedeutung: Die Adresse vor dem @ wurde beim empfangenden Mailserver nicht gefunden.

3. Postfachfehler: x.2.x

Diese Codes betreffen das konkrete Postfach des Empfängers. Das Zielsystem ist grundsätzlich erreichbar, aber das Postfach kann die Nachricht nicht annehmen.

Temporär oder permanent?

Ein volles Postfach wird häufig als temporärer Fehler gemeldet, kann aber auch als permanenter Fehler erscheinen. Entscheidend ist der konkrete Code:

• 4.2.2 = temporär, später erneut versuchen

• 5.2.2 = dauerhaft abgelehnt, Empfänger muss Speicherplatz schaffen

Beispiel

552 5.2.2 Mailbox full

Bedeutung: Das Postfach des Empfängers hat sein Speicherlimit erreicht.

4. Mail-Systemfehler: x.3.x

Mail-Systemfehler betreffen den empfangenden Mailserver oder dessen Konfiguration.

Typische Ursachen

• Mailserver des Empfängers ist überlastet

• Mailserver ist falsch konfiguriert

• Grössenlimit auf Empfängerseite wurde überschritten

• Zielsystem nimmt vorübergehend keine Nachrichten an

Beispiel

552 5.3.4 Message size exceeds fixed maximum message size

Bedeutung: Die Nachricht ist grösser als vom empfangenden System erlaubt.

5. Netzwerk-, DNS- und Routingfehler: x.4.x

Diese Fehler treten auf, wenn der sendende Server den empfangenden Server nicht korrekt erreichen kann oder kein gültiger Zustellweg gefunden wird.

Typische Ursachen

• DNS-Einträge der Empfängerdomain sind fehlerhaft

• MX-Server ist nicht erreichbar

• Netzwerkverbindung bricht ab

• Firewall oder Empfänger-Gateway blockiert die Verbindung

• Falsch konfigurierte Weiterleitung oder Alias-Schleife

Beispiel

451 4.4.2 Connection timed out

Bedeutung: Die Verbindung zum empfangenden Mailserver konnte nicht stabil aufgebaut oder gehalten werden.

6. SMTP-Protokollfehler: x.5.x

SMTP-Protokollfehler entstehen, wenn während der technischen Kommunikation zwischen den Mailservern ein ungültiger Befehl, eine falsche Syntax oder eine nicht unterstützte Funktion verwendet wird.

Typische Ursachen

• Fehlerhafte SMTP-Client-Konfiguration

• Zu viele Empfänger in einem Versandvorgang

• Ungültige Zeichen in Adressen

• Veraltete oder nicht kompatible Versandsoftware

• Problem bei SMTP AUTH

Beispiel

503 5.5.1 Error: need RCPT command

Bedeutung: Der SMTP-Dialog wurde in einer falschen Reihenfolge geführt.

7. Inhalts-, Format- und Grössenfehler: x.6.x

Diese Codes betreffen den Inhalt der Nachricht, die Kodierung, Anhänge oder Zeichensätze.

Typische Ursachen

• Anhang ist zu gross oder blockiert

• Dateityp wird vom Empfänger nicht akzeptiert

• Nachricht enthält fehlerhafte Kodierung

• Sonderzeichen in Headern oder Adressen verursachen Probleme

• Zielsystem unterstützt benötigte Formatierung nicht

Beispiel

554 5.6.1 Message content rejected

Bedeutung: Der Inhalt oder ein Anhang wurde vom empfangenden System nicht akzeptiert.

8. Sicherheit, Policy und Mail-Authentifizierung: x.7.x

Diese Kategorie ist bei modernen Zustellproblemen besonders wichtig. Sie umfasst Ablehnungen durch Sicherheitsrichtlinien, Spamfilter, SPF, DKIM, DMARC, Blocklisten, Reputation, SMTP-Authentifizierung und Verschlüsselung.

Typische Ursachen

• SPF-Record fehlt, ist falsch oder enthält den Versandserver nicht

• DKIM-Signatur fehlt oder ist ungültig

• DMARC-Richtlinie lehnt nicht authentifizierte Nachrichten ab

• Absenderdomain hat schlechte Reputation

• IP-Adresse oder Domain steht auf einer Blockliste

• Nachricht wird als Spam oder Phishing eingestuft

• SMTP-Login ist falsch oder unverschlüsselt

• Empfänger hat eine restriktive Sicherheitsrichtlinie

Beispiel

550 5.7.1 Message rejected due to policy

Bedeutung: Die Nachricht wurde nicht wegen einer ungültigen Adresse, sondern aufgrund einer Sicherheits- oder Empfänger-Richtlinie abgelehnt.

Mail-Authentifizierung: SPF, DKIM und DMARC

SPF

SPF steht für Sender Policy Framework. Damit legt eine Domain im DNS fest, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails für diese Domain zu versenden.

Typische Fehlermeldungen:

550 5.7.1 SPF check failed
550 5.7.23 SPF validation failed
550 5.7.1 Sender Policy Framework validation failed

Häufige Ursachen

• SPF-Record fehlt

• SPF-Record enthält den verwendeten Versandserver nicht

• SPF-Record enthält zu viele DNS-Lookups

• E-Mail wird über ein externes System versendet, das nicht autorisiert ist

• Weiterleitung verändert die technische Absenderprüfung

Empfohlene Prüfung

• Ist ein SPF-Record für die Absenderdomain vorhanden?

• Ist der verwendete Versandserver im SPF-Record enthalten?

• Wird über ein externes Newsletter-, CRM- oder Vereinsverwaltungssystem versendet?

• Gibt es mehrere SPF-Records für dieselbe Domain?

DKIM

DKIM steht für DomainKeys Identified Mail. Dabei wird eine Nachricht digital signiert. Der empfangende Server prüft im DNS, ob die Signatur zur Domain passt.

Typische Fehlermeldungen:

550 5.7.1 DKIM signature verification failed
550 5.7.5 Cryptographic failure
550 5.7.7 Message integrity failure

Häufige Ursachen

• DKIM-Signatur fehlt

• DKIM-DNS-Eintrag fehlt oder ist falsch

• DKIM-Schlüssel passt nicht zur Signatur

• Nachricht wurde nach der Signatur verändert

• Weiterleitung, Disclaimer oder Mail-Gateway verändert den Inhalt

Empfohlene Prüfung

• Ist DKIM für die Versanddomain aktiviert?

• Existiert der passende DKIM-DNS-Eintrag?

• Wurde die Nachricht nach dem Versand verändert?

• Nutzt der Versanddienst den korrekten DKIM-Selector?

DMARC

DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance. DMARC baut auf SPF und DKIM auf und definiert, wie empfangende Server mit Nachrichten umgehen sollen, die nicht korrekt authentifiziert sind.

Typische Fehlermeldungen:

550 5.7.1 DMARC policy reject
550 5.7.26 Unauthenticated email from domain is not accepted
550 5.7.1 Message rejected due to DMARC policy

Häufige Ursachen

• SPF schlägt fehl

• DKIM schlägt fehl

• SPF oder DKIM bestehen zwar technisch, passen aber nicht zur sichtbaren Absenderdomain

• DMARC-Richtlinie der Absenderdomain steht auf quarantine oder reject

• Versand erfolgt über ein nicht autorisiertes Drittsystem

Empfohlene Prüfung

• Existiert ein DMARC-Record für die Absenderdomain?

• Besteht SPF?

• Besteht DKIM?

• Stimmen SPF- oder DKIM-Domain mit der sichtbaren Absenderdomain überein?

• Ist die DMARC-Policy auf none, quarantine oder reject gesetzt?

Häufige SMTP-Antwortcodes

SMTP-Antwortcodes sind dreistellig. Sie erscheinen oft zusammen mit einem erweiterten Statuscode.

Praktische Einordnung nach Problemtyp

Von der technischen Meldung zur konkreten Prüfung

Die vorherigen Abschnitte erklären die Fehlercodes nach ihrer technischen Kategorie. Dieser Abschnitt dient nicht dazu, dieselben Codes nochmals inhaltlich zu erklären. Er übersetzt die Codes in konkrete Prüfschritte für die Praxis.

Das ist hilfreich, weil eine Bounce-Meldung im Support-Alltag selten nur als technischer Code betrachtet wird. Entscheidend ist meist die nächste Frage: Muss die Empfängeradresse korrigiert werden, liegt das Problem beim Postfach, muss DNS geprüft werden, ist die Nachricht zu gross oder wurde sie durch eine Sicherheitsrichtlinie abgelehnt?

Die folgende Einordnung hilft deshalb bei der schnellen Triage: Sie zeigt, welche Fehlercodes typischerweise zu welchem Prüfpfad gehören und welche Massnahmen daraus folgen.

Empfängeradresse prüfen

Relevant bei:

5.1.0
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.6

Massnahmen:

• Adresse auf Tippfehler prüfen

• Sonderzeichen und Leerzeichen entfernen

• Domain prüfen

• Empfänger über alternativen Kanal kontaktieren

• Nicht mehr gültige Adresse aus Verteiler entfernen

Postfach oder Empfänger-System prüfen

Relevant bei:

4.2.1
5.2.1
4.2.2
5.2.2
5.2.3
4.3.2
5.3.2

Massnahmen:

• Später erneut senden

• Empfänger informieren

• Nachricht verkleinern

• Anhänge als Link bereitstellen

• Empfänger-Admin kontaktieren

DNS und Routing prüfen

Relevant bei:

4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
5.4.4
4.4.6
4.4.7

Massnahmen:

• MX-Einträge der Empfängerdomain prüfen

• DNS-Auflösung prüfen

• Erreichbarkeit des Zielservers prüfen

• Weiterleitungen und Aliase prüfen

• Bei temporären Fehlern später erneut senden

Nachricht und Anhänge prüfen

Relevant bei:

5.2.3
5.3.4
5.6.0
5.6.1
5.6.5
5.6.7
5.6.9

Massnahmen:

• Nachricht verkleinern

• Anhänge reduzieren oder entfernen

• Dateityp ändern

• ZIP-Dateien vermeiden, falls blockiert

• Sonderzeichen in Betreff, Absendername und Dateinamen prüfen

• HTML-Signaturen und eingebettete Bilder prüfen

SPF, DKIM, DMARC und Reputation prüfen

Relevant bei:

5.7.0
5.7.1
5.7.5
5.7.7
5.7.23
5.7.26

Massnahmen:

• SPF-Record prüfen

• DKIM-Signatur prüfen

• DMARC-Record prüfen

• Versanddomain und sichtbare Absenderdomain vergleichen

• IP- und Domain-Reputation prüfen

• Blocklisten prüfen

• Inhalt auf Spam- oder Phishing-Merkmale prüfen

SMTP-Login und Verschlüsselung prüfen

Relevant bei:

5.7.8
5.7.9
5.7.10
5.7.11
530
535

Massnahmen:

• Benutzername prüfen

• Passwort oder App-Passwort prüfen

• SMTP-Server und Port prüfen

• STARTTLS oder TLS aktivieren

• Authentifizierungsmethode prüfen

• Konto auf Sperrung oder Deaktivierung prüfen