Für bestimmte Verwaltungsangelegenheiten sind gerade in Vereinen eine Gruppe von Menschen zuständig – z.B. ein Organisationskomitee, der Vorstand oder ein freier Kreis an Freiwilligen. Damit immer alle alles mitbekommen, haben manche Vereine dafür eine Sammel-Mailadresse eingerichtet, so dass E-Mails an diese Adresse immer an alle weitergeleitet werden.

In Fairgate Formularen (normale Formulare und Beitrittsgesuchsformulare) kann im zweiten Schritt Kontakte hinterlegt werden, die informiert werden, wenn das entsprechende Formular ausgefüllt wurde.

Natürlich können Sie hier alle Kontakte hinterlegen, die auch bei der Sammel-Mailadresse hinterlegt sind – aber dann müssten Sie bei einem Wechsel die Person sowohl bei den betroffenen Formularen als auch in der Sammel-Mailadresse ändern.

Einfacher ist es, wenn Sie für die Sammel-Mailadresse einen eigenen (Firmen-) Kontakt anlegen, mit der E-Mailadresse als primäre E-Mailadresse, z.B. ein Firmenkontakt (ohne Hauptkontakt) mit dem Namen „Vorstand“ und der Sammel-E-Mailadresse. Diesen Kontakt können Sie dann in den Formularen hinterlegen und müssen bei einem Wechsel in der Zusammensetzung der Verantwortlichen nur die Weiterleitung in der Sammel-E-Mailadresse ändern.