Kontaktfelder können in der Verwaltung Ihres Vereins administriert werden.

Es gibt bestimmte Felder, die von Grund auf in der Fairgate Vereinssoftware integriert ist. Sie erkennen diese Felder daran, dass Sie die Felder nicht umbenennen, nicht löschen und dessen Optionen nicht verändern können (1) .

Einzig die Pflichtfeldoptionen und die Reihenfolge dieser Felder können Sie selber bestimmen. (2)

Ausnahme: die Felder Firma, Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht sind defaultmässig Pflichtfelder für alle Kontakte.

Verbandskontaktfelder sind den Systemkontaktfeldern sehr ähnlich. Nur werden diese nicht von der Fairgate Vereinssoftware bereitgestellt, sondern von Ihrem Verband. Wie bei den Systemkontaktfeldern können Sie nur die Reihenfolge und die Pflichtfeldoptionen selber bearbeiten.

Bei den Pflichtfeldoptionen ist zu beachten, dass allenfalls gewisse Verbandsmitgliedschaften vorausgewählt sind. In diesen Optionen wurde vom Verband festgelegt, dass das betreffende Feld für Kontakte mit der entsprechenden Mitgliedschaft Pflicht ist. Sie können in solch einem Fall ohne weiteres bestimmen, dass das Feld für alle Kontakte oder für weitere Mitgliedschaften obligatorisch ist.

Zusätzlich erkennen Sie diese Felder daran, dass das Verbandslogo angezeigt wird.

Sie haben die Möglichkeit neben den vordefinierten Kontaktfelder eigene zu erstellen.

Erstellen
Ein individuelles Kontaktfeld erstellen Sie, indem Sie in einer Kategorie auf «Kontaktfeld hinzufügen» klicken

Optionen
Sobald Sie ein neues Kontaktfeld einfügen, wird dieses mit vordefinierten Optionen erstellt. Sie können diese modifizieren, indem Sie den Bereich «Optionen» aufklappen.

1. Kategorie
   Bestimmt in welcher Kategorie das Kontaktfeld gelistet wird. So können Sie auch später noch Kontaktfelder bequem umsortieren. Das Feld Kategorie wird erst angezeigt, nachdem Sie das neue Kontaktfeld das erste Mal gespeichert haben
   
   

2. Kurzname
   Der Kurzname wird in den Kontakttabellen als Spaltenüberschrift verwendet. Wenn Sie bspw. bei Telefon P, Tel P als Kurzname ausgewählt haben, wird bei der Kontakt erstellen Maske Telefon P verwendet, hingegen in der Kontakttabelle die Spalte als Tel P geführt. Somit können Sie verhindern, dass Spalten unnötig breit werden, falls Sie ein Kontaktfeld mit einem eher längeren Namen haben.
   
   

3. Kontaktfeldtyp
   Hier können Sie entscheiden, welcher Art Ihr Kontaktfeld ist. Defaultmässig ist ein neu erstelltes Kontaktfeld ein einzeiliges Datenfeld. Je nachdem, welche Art Sie hier wählen, müssen Sie allenfalls Zusatzinformationen hinterlegen (bspw. die Werte für ein Dropdown-Eingabefeld).
   
   

4. Verfügbarkeit
   Hier wählen Sie, ob das Kontaktfeld bei der Erstellung/Bearbeitung nur bei Privatpersonen, nur bei Firmen, oder beiden zur Verfügung steht.
   
   

5. Mehrfachbearbeitung erlaubt
   Diese Einstellung ist noch nicht aktiv und dient nur als Vorbereitung für eine neue Funktion. Bisher funktioniert dies auch ohne eine Einstellung hier über den Update-Import.
   
   

6. Pflichtfeldoptionen („obligatorisch für“)
   Sie können bei jedem Kontaktfeld definieren, ob es bei der Kontakterstellung/-bearbeitung zwingend mit einem Wert versehen werden muss. Sie haben aber auch die Möglichkeit, dass Sie das Kontaktfeld nur für einzelne Mitgliedschaften obligatorisch machen.

Wenn Sie bestehende Kontaktfelder nachträglich zu Pflichtfeldern umwandeln, verlangt das System bei Kontakten, wo in diesem Feld noch kein Wert eingetragen ist einen Wert - d.h. ggfs. müssen dann betreffende Kontakte alle nachgepflegt werden. Alternativ kann dies via Aktualisierungs-Import angepasst werden

Sie können Ihre individuellen Felder auch in eigenen Kategorien organisieren. Dazu müssen Sie erst mindestens eine solche Kategorie erstellen. Dies tun Sie mittels Klick auf «Kategorie hinzufügen» (ganz unten auf der Seite):

In bestimmten Fällen kann es sein, dass die Haushaltsverbindungen für eine korrekte Anschrift nicht ausreicht, z.B. bei Wohngemeinschaften oder anderen Konstellationen.

Damit auch in diesen Fällen der Adressat stimmt, kann eine Alias definiert werden (natürlich auch für eine abweichende Rechnungsadresse).

Dazu muss zunächst in der Verwaltung unter Ihr Verein – Einstellungen – Adressblock die Nutzung des Alias aktiviert werden.

Im zweiten Schritt muss das Datenfeld in der Kontaktfelder-Verwaltung aktiviert werden:

 

Jetzt steht das Alias-Feld sowohl für Korrespondenz- als auch Rechnungsadressen bei allen Kontakten zur Verfügung.

Danach ist es möglich in den Datensätzen der Kontakte den Alias einzugeben. Dies ist bei Personen und Firmen (mit oder ohne Hauptkontakt) gleichermaßen möglich.

Wenn Sie ein neues Auswahlfeld, z.B. Checkbox oder Dropdown erstellen, kann es sein, dass Sie sehr viele Werte in einer bestimmten Reihenfolge eintragen oder die Reihenfolge ändern müssen.

Hierfür gibt es folgenden Workaround:

• Tragen Sie alle benötigten Werte in der gewünschten Reihenfolge in eine Textdatei Komma getrennt ein, z.B. so (hier als Beispiel Sprachen):
  
  

• Entfernen Sie in Fairgate im benötigten Feld alle bisherigen Werte, wenn dort vorher schon welche standen, bei denen Sie nur die Reihenfolge ändern möchten. Wenn Sie ganz neue Werte eintragen entfällt dieser Schritt.

• Kopieren Sie die Werte aus der Textdatei in das Auswahlfeld:
  
  

• Drücken Sie “Return” und klicken das “X” an:
  
  

• Das Ergebnis entspräche dann diesem hier:
  
  

Wichtig: wenn Sie vorab schon Werte im Feld hatten, die Sie z.B. hiermit in eine andere Reihenfolge bringen möchten: die Werte die Sie wieder einfügen müssen GENAU denen entsprechen, die zuvor zur Auswahl standen - achten Sie auf die genau gleiche Schreibweise und ggfs. Akzente oder Sonderzeichen!

Beispiele

Werte matchen

• Blau = Blau

• Gelb = Gelb

Wert matcht nicht

• Grün = Gruen

Hier können Sie einstellen, welche Kontaktfelder für wen sichtbar/änderbar sind. Die Sichtbarkeit kann definiert werden für

• den Kontakt selbst

• Für Gruppenadministratoren

• Für andere Kontakte im Intranet

Änderbar: Das Kontaktfeld kann gesehen und geändert werden

Sichtbar: Das Kontaktfeld kann gesehen, aber nicht bearbeitet werden

Nicht verfügbar: Das Kontaktfeld kann weder gesehen, noch bearbeitet werden

Zudem kann eingestellt werden, dass eine Änderung, sofern erlaubt, erst bestätigt werden muss. Die Bestätigung erfolgt über einen Administrator in der Verwaltung:

Sofern das Modul “Intranet” gebucht worden ist, können Mitglieder im internen Bereich die Daten gemäss der Einstellungen unter “Daten” anpassen:

 Die Sichtbarkeit kann hier eingestellt werden.

Ähnlich wie bei Kontakten können hier die Sichtbarkeiten und Bearbeitungsoptionen je Sektion (Kantonalverband/Ortsgruppe) und Verein vorgenommen werden: