Damit E-Mails zuverlässig ankommen, müssen Versanddomain und Absenderadresse zusammenpassen. Sobald in Fairgate eine Versanddomain eingerichtet ist, wird der Versand technisch darüber gesteuert. Ab diesem Moment gilt: Die Absenderadresse muss zu dieser Domain passen.
Wird stattdessen eine fremde Adresse verwendet – zum Beispiel eine private Gmail-, GMX- oder Bluewin-Adresse – kann es passieren, dass E-Mails gar nicht zugestellt werden oder direkt im Spam landen. Für Empfänger wirkt das wie ein technisches Problem, tatsächlich liegt die Ursache meist in einer falschen Absenderadresse.
Gerade in Vereinen arbeiten oft mehrere Personen im System. Dabei wird schnell einmal „einfach die eigene E-Mail-Adresse“ eingetragen. Genau hier entstehen die meisten Probleme.
Wichtig: Sobald eine Versanddomain aktiv ist, müssen alle Absenderadressen diese Domain verwenden.
Was bedeutet das konkret?
Der Teil vor dem @ kann frei gewählt werden, die Domain dahinter nicht. Wenn Ihre Versanddomain also beispielsweise „verein.ch“ ist, können Sie unterschiedliche Absender verwenden – etwa info@verein.ch, events@verein.ch oder noreply@verein.ch. Entscheidend ist, dass alle diese Adressen dieselbe Domain verwenden.
Adressen wie name@gmail.com oder verein@gmx.ch sind in diesem Fall nicht geeignet, auch wenn sie im Alltag genutzt werden. Sie passen nicht zur Versanddomain und führen früher oder später zu Zustellproblemen.
Wenn Empfänger auf eine E-Mail antworten sollen, empfiehlt es sich ausserdem, eine Adresse zu verwenden, die tatsächlich existiert. Eine Adresse wie info@verein.ch ist dafür sinnvoll. Eine Adresse wie noreply@verein.ch hingegen eher dann, wenn keine Antwort erwartet wird.
Hinweis: Ob eine Adresse Antworten empfangen kann, hat keinen Einfluss auf den Versand. Für einen sauberen Ablauf ist es aber empfehlenswert, erreichbare Postfächer zu verwenden.
Wo wird die Absenderadresse eingestellt?
Die Absenderadresse wird in Fairgate an mehreren Stellen separat definiert. Deshalb ist es wichtig, alle relevanten Bereiche zu prüfen und korrekt zu konfigurieren.
Newsletter und Einfach-Mails
Beim Erstellen eines Newsletters oder einer einfachen E-Mail wird die Absenderadresse automatisch gesetzt. Standardmässig wird die primäre E-Mail-Adresse des aktuell eingeloggten Kontakts verwendet.
Bitte prüfen Sie vor dem Versand, ob diese Adresse zur Versanddomain passt, und passen Sie sie bei Bedarf entsprechend an.
Wenn an dieser Stelle eine falsche Domain verwendet wird, kann der Versand zwar gestartet werden, die E-Mails erreichen die Empfänger jedoch oft nicht zuverlässig.
Rechnungen per E-Mail
Auch beim Versand von Rechnungen wird eine eigene Absenderadresse verwendet. Diese wird im Versandprozess separat definiert.
Diese Einstellung ist unabhängig von den anderen Bereichen. Deshalb wird sie leicht übersehen. Auch hier muss die Domain der Absenderadresse mit der Versanddomain übereinstimmen.
Events und Benachrichtigungen
Ein weiterer Bereich, der oft vergessen geht, sind die Event-Benachrichtigungen. Auch diese werden per E-Mail versendet und verwenden eine eigene Absenderadresse.
Da diese Einstellungen nicht direkt im klassischen E-Mail-Bereich liegen, werden sie leicht übersehen. Für einen sauberen Versand ist es aber genauso wichtig, dass auch hier die richtige Domain verwendet wird.
Empfehlung für die Praxis
Damit es gar nicht erst zu Problemen kommt, lohnt es sich, im Verein eine klare Regel festzulegen, welche Absenderadressen verwendet werden sollen. So vermeiden Sie, dass verschiedene Personen unterschiedliche – und teilweise falsche – Adressen eintragen.
Typisch sind zentrale Adressen wie info@verein.ch, events@verein.ch oder rechnung@verein.ch. Diese können von allen Verantwortlichen genutzt werden und sorgen für einen einheitlichen Auftritt.
Wichtig: Vermeiden Sie private E-Mail-Adressen für den Versand aus Fairgate.
Zusammengefasst
Sobald eine Versanddomain aktiv ist, müssen alle Absenderadressen dazu passen. Das betrifft nicht nur Newsletter, sondern auch Rechnungen und Event-Benachrichtigungen. Wenn diese Regel eingehalten wird, funktioniert der E-Mail-Versand zuverlässig und ohne Überraschungen.