In AVAILIO können Sie flexibel Benutzergruppen erstellen. Dank der Verbindung mit der Fairgate Kontaktverwaltung können Sie nach Filterrollen, Mitgliedschaften, Rollen u.v.m Benutzergruppen erstellen
💡Vorteil: Änderungen bei einzelnen Benutzern (z. B. das Ende einer aktiven Mitgliedschaft) müssen nicht manuell in AVAILIO aktualisiert werden. Das System prüft bei jeder Buchung automatisch, ob die betreffende Person weiterhin der entsprechenden Benutzergruppe angehört.
1) Erstellung der Benutzergruppen
Um eine neue Benutzergruppe in AVAILIO zu erstellen, können Sie wie folgt vorgehen:
Navigieren Sie in AVAILIO zu Objekte & Attribute > Benutzergruppen
Klicken Sie auf “Erstellen”
Geben Sie der Benutzergruppe einen aussagekräftigen Titel
Definieren Sie, ob für diese Benutzergruppe “Buchung möglich” sein soll. Ist dies eingeschaltet, bedeutet das, dass Sie selbst eine Buchung als Organisator tätigen können. Sollte diese Funktion ausgeschaltet sein, so können Sie als Gast in Buchungen hinzugefügt werden, aber nicht selbst Buchungen kreieren.
Dies ist wichtig, da in vielen Organisationen “Externe” von Mitgliedern hinzugefügt werden können, jedoch aber nicht selbst buchen dürfen.
⚠️ Beachten Sie:
Wenn Mitglieder Gäste zu ihren Buchungen hinzufügen dürfen, müssen Sie eine eigene Benutzergruppe „Gäste“ anlegen – auch dann, wenn diese Gruppe keine eigenen Buchungen erstellen darf.Diese Benutzergruppe „Gäste“ muss ausserdem der entsprechenden saisonalen Buchungskonfiguration zugeordnet werden. Nur so erkennt das System, dass diese Personen grundsätzlich buchungsrelevant sind.
Wird eine Person zu einer Buchung hinzugefügt, die keiner Benutzergruppe in AVAILIO zugeordnet ist, kann die Buchung nicht erstellt werden.
Wählen Sie anschliessend das Kriterium, nach welchem diese Benutzergruppe kategorisiert werden sollte
Definieren Sie die Zahlungsmöglichkeiten, welche dieser Benutzergruppe zur Verfügung stehen.
Sobald Sie die Änderungen speichern, werden Sie gefragt, ob Sie eine Saisonale-Konfiguration hinzufügen möchten. Falls Sie die Schritt-für-Schritt Anleitung befolgen, dann überspringen Sie dies bitte vorerst.
2) Erstellung von klassischen Benutzergruppen für Tennisclubs
Benutzergruppe | Erstellung |
Externe Buchende | Wählen Sie das Kriterium “Externe Kontakte” aus. -> Falls diese nur zu Buchungen von Mitgliedern hinzugefügt werden dürfen, definieren Sie “Buchung erstellen” auf “Aus” -> Falls diese auch selbst Buchungen tätigen dürfen, definieren Sie “Buchung erstellen” auf “Ein” |
Trainer | Erstellen Sie eine Rolle “Trainer” in der Fairgate Kontaktverwaltung. Wählen Sie unter dem Kriterium “Zugehörigkeit” die entsprechende Rolle aus. |
Aktivmitglieder | Wählen Sie unter dem Kriterium “Mitgliedschaft” die entsprechende Aktiv-Mitgliedschaft aus. |
Junioren (bis z.B 18 Jahre alt) | Erstellen Sie in der Fairgate Kontaktverwaltung eine Filterrolle nach Kontaktfeld > Geburtstagsdatum und wählen Sie diese anschliessend in AVAILIO aus. |
3) Hierarchie der Benutzergruppen
Angenommen, Ihr Verein hat folgende Benutzergruppen:
Vorstand
Aktiv-Mitglieder
Passiv-Mitglieder
Gäste
Ein Mitglied, Maria Meier, ist sowohl:
im Vorstand
und gleichzeitig Aktiv-Mitglied
Wenn Maria sich anmeldet oder in Listen erscheint, soll sie als Vorstandsmitglied behandelt werden – nicht einfach als Aktiv-Mitglied.
Das bedeutet: Die Benutzergruppe "Vorstand" soll Priorität haben.
Sie können diese Reihenfolge wie folgt bestimmen:
Klicken Sie auf das Menü neben “Benutzergruppen”
Klicken Sie auf “Benutzergruppe sortieren”
Verschieben Sie die einzelnen Benutzergruppen per Drag-und-Drop in die richtige Reihenfolge