Mit der availio Einladefunktion können Sie mit nur wenigen Klicks alle Kontakte aus Ihrer Kontaktverwaltung zu availio einladen.
Bitte beachten Sie: Sowohl externe Personen als auch Ihre bestehenden Kontakte können sich selbstständig bei availio registrieren. Eine Einladung Ihrerseits ist optional und dient lediglich der Vereinfachung des Prozesses. Auch ohne Einladung kann im Club gebucht werden, sofern die entsprechenden Rechte vergeben wurden (z. B. wenn alle Aktivmitglieder buchen dürfen).
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Inhalt
Einladungsprozess
Wie versende ich eine Einladung?
Wie versende ich eine Einladung an meine Externen Kontakte?
Einladungsprozess
Für die Eingeladenen gestaltet sich der Prozess wie folgt:
Die eingeladene Person erhält von Ihnen eine E-Mail.
Nach dem Klick auf „Jetzt beitreten“ wird sie direkt zum Registrationsformular von availio weitergeleitet. Das Formular ist dabei bereits mit den Daten aus Ihrer Kontaktverwaltung vorgefüllt.
Anschliessend muss nur noch die Registrierung abgeschlossen werden. Ihre Mitglieder können ein Passwort festlegen und danach direkt bei Ihnen Plätze buchen.
Wie versende ich eine Einladung?
Um eine Einladung zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie zu availio > Buchungen & Buchende und öffnen Sie den Tab “Einladungen”. Sie sehen oben ein Dashboard, mit Informationen zu Versandrunden, erfolgreichen Registrationen, Öffnungsraten und vielem mehr.
Um eine neue Einladungsrunde zu starten, klicken Sie unterhalb des Dashboards auf “Neue Einladungsrunde”
Wählen Sie anschliessend die Empfängergruppe aus, welche Ihre Einladung erhalten soll. Sie haben dabei alle Filter wie Mitgliedschaften, Rollen, Zugehörigkeiten etc. zur Verfügung.
Unterhalb können Sie definieren, welche Gruppe Sie aus dieser Auswahl einladen möchten
Danach klicken Sie auf “weiter”, und sehen eine Vorschau aller E-Mailadressen, die jetzt eine Einladung erhalten werden. Sie haben auch die Möglichkeit, manuell Kontakte daraus zu löschen.
Beachten Sie: Falls jemand in availio bereits registriert ist, dann wird sein Kontakt in dieser Liste nicht angezeigt.
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, sich ein Testmail an Ihre eigene E-Mail-Adresse zu senden und dieses zu prüfen. Klicken Sie anschliessend auf „Senden“, um alle Kontakte unkompliziert einzuladen.
Auf der Seite „Einladungen“ sehen Sie unterhalb des Dashboards eine Empfänger- bzw. Versandliste mit verschiedenen Statusangaben.
Bei versendeten Einladungen werden automatisch Erinnerungen verschickt, sofern die E-Mail nicht geöffnet wurde: nach 1 Tag, nach 4 Tagen und nach 7 Tagen.
Die Status bedeuten im Einzelnen:
Buchungseinladung → Eine Buchungseinladung wurde versendet.
Direkt → Die Person hat sich ohne Einladung selbstständig bei availio registriert.
Auffrischungskampagne → Die Person wurde bereits in zwei oder mehr Versandrunden eingeladen.
Erinnerung 1 → Es wurde bereits eine erste Erinnerung versendet.
Erinnerung 2 → Es wurden bereits zwei Erinnerungen versendet.
Erinnerung 3 → Es wurden bereits drei Erinnerungen versendet.
Wie versende ich eine Einladung an Externe Kontakte?
Wenn Ihr Club viele externe Buchende hat, können Sie diese mit der Einladefunktion von availio einfach über den Wechsel informieren und ihnen den Umstieg erleichtern.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Navigieren Sie zu Ihrem bisherigen Anbieter und öffnen Sie die Liste der Buchenden.
Exportieren Sie die Liste aller „Nicht-Mitglieder“ der letzten 1–2 Jahre (je nach Bedarf).
Bereiten Sie die Datei für den Kontaktimport in Fairgate entsprechend auf.
Importieren Sie die Kontakte in Fairgate unter der Rolle „Nicht-Mitglieder/Gäste“.
Eine Anleitung zu Punkt 3 und 4 finden Sie im Tutorial „ Kontakte importieren“.
Navigieren Sie anschliessend zur Einladefunktion und laden Sie, wie oben beschrieben, alle Kontakte zu availio ein.
Auf Wunsch können Sie die Kontakte danach wieder aus Ihrer Kontaktverwaltung entfernen.