Gestion des licences Swiss Tennis via Fairgate

⚠️ Comment fonctionne l'application

Chez Swiss Tennis, les licences peuvent être adaptées en fonction de la période de la saison.

L'intégration Fairgate s'appuie sur le statut de la saison communiqué par l'API Swiss Tennis.
Au cours d'une saison, on distingue trois statuts différents :

1. Bloqué : il s'agit d'une phase très courte pendant la saison, au cours de laquelle la gestion des licences est bloquée en raison de travaux de maintenance. Aucune modification n'est autorisée pendant cette période.

2. Normal : la phase normale s'étend de mars à novembre. Pendant cette phase, seules les modifications suivantes sont possibles :

a. Demande d'une nouvelle licence pour la saison en cours

b. Réactivation d'une licence bloquée pour la saison en cours

c. Réactivation d'une licence supprimée pour la saison en cours

3. Annuel : la phase annuelle s'étend de novembre à février. Pendant cette phase, les opérations suivantes sont possibles :

a. Demande d'une nouvelle licence

b. Suppression d'une licence active

c. Suspension d'une licence active

d. Réactivation d'une licence supprimée pour la saison en cours et la saison suivante

e. Réactivation d'une licence suspendue pour la saison en cours et la saison suivante

f. Modification d'une licence supprimée en licence suspendue pour la saison en cours

g. Suppression d'une licence suspendue pour la saison en cours et la saison suivante

h. Modification du statut d'une licence active pour la saison suivante afin de la suspendre ou de la supprimer.

Aucune mesure particulière n'est nécessaire pour les licences actives qui doivent rester actives la saison prochaine.

⚠️Veuillez noter que les licences de niveau N1-R2 et U&10 doivent être commandées directement auprès de Swiss Tennis License Administration.

⚠️ Veuillez vous assurer d'effectuer une synchronisation globale à chaque changement de saison.

⚠️ Changement important pour les clubs qui utilisent actuellement des champs personnalisés pour gérer les données relatives aux licences Swiss Tennis

Si votre club a enregistré les informations relatives aux licences Swiss Tennis de ses membres à l'aide de champs personnalisés créés manuellement dans Fairgate, vous devez désormais passer exclusivement à l'activation de l'API Swiss Tennis pour gérer ces données.

Changements importants :

● Activez et utilisez exclusivement l'intégration API Swiss Tennis.

● N'utilisez plus de champs personnalisés créés manuellement pour les données de licence Swiss Tennis.

● Toutes les informations relatives aux licences Swiss Tennis doivent désormais être transmises via cette connexion API officielle.

Pour gérer la licence d'un membre du club, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Recherchez le membre soit dans les contacts actifs, soit dans l'un des filtres sous Licences Swiss Tennis.

2. Cliquez sur le lien pour ouvrir la vue détaillée du membre. Vous y trouverez l'onglet « Licence Swiss Tennis ».

3. Lorsque vous ouvrez cet onglet, le statut actuel de ce membre dans le système de licence Swiss Tennis s'affiche.

4. En fonction du statut dans l'API Swiss Tennis, vous voyez les boutons correspondants pour demander (comme décrit ci-dessus) les modifications autorisées de la licence du membre auprès de Swiss Tennis.

⚠️Important

Veuillez noter que le système de licence de Swiss Tennis considère les informations suivantes comme obligatoires pour qu'une licence puisse être délivrée ou qu'une licence existante puisse être modifiée :

● Prénom

● Nom

● Sexe

● Date de naissance

● Adresse e-mail principale

● Code postal

● Ville

● Pays

Veuillez vous assurer que ces informations sont complètes et correctes avant d'utiliser les fonctions de gestion des licences.

Une fois les données transmises à Swiss Tennis, elles sont enregistrées dans leur système. Après cette modification, toute modification ultérieure des informations relatives à une personne dans Fairgate ne sera plus mise à jour dans Swiss Tennis. Si les informations changent, veuillez contacter Swiss Tennis directement.

Configuration des rôles de filtre pour la facturation

Swiss Tennis n'autorise la gestion des licences que pour les contacts qui ont indiqué votre club comme étant leur premier club. Afin d'identifier tous les contacts à facturer, vous devez donc attribuer un rôle de filtre à

• tous les contacts pour lesquels une licence Swiss Tennis a été commandée au cours d'une saison et

• qui ont indiqué votre club comme étant leur premier club.

  
  

Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Allez dans Paramètres > Swiss Tennis > Cliquez sur Synchronisation globale    

1. Créez un nouveau rôle de filtre avec les options suivantes

   
   

2. Accédez à la gestion des rôles de filtre via le menu Actions.

1. Via « Ajouter un rôle », veuillez créer deux nouveaux rôles de filtre, l'un pour les adultes intitulé « Facturer les licences adultes » et l'autre pour les juniors intitulé « Facturer les licences juniors ».

Veuillez définir les critères indiqués dans la capture d'écran :

Champs de contact – Adhésion au club – est – Erstclub

ET Champs d´analyse – Année de naissance – est entre – 1900 und 2007 (pour adultes) – 2008 und 2026 (pour les juniors)

ET Swiss Tennis – Statut de licence Swiss Tennis –est – Active actuelle

1. Le paramètre ET Swiss Tennis – Statut de licence Swiss Tennis – est – Actif La saison prochaine n'est pas recommandée, car il peut arriver que les licences des membres soient annulées à court terme.

2. N'oubliez pas d'enregistrer à la fin

3. Ensuite, associez vos articles standard existants à ces nouveaux rouleaux filtrants.

⚠️Important

• Après chaque changement de saison et avant chaque facturation, veuillez impérativement effectuer une synchronisation globale.

• Comme nous ne rajeunissons pas, pensez à augmenter d'un an les années de naissance dans les filtres pour les adultes et les jeunes.

• Il est préférable de facturer après que Swiss Tennis ait évalué votre nombre actuel de licences, généralement début avril.

• Si les licences ne sont achetées/activées qu'à la fin du mois de mai, la personne n'est pas autorisée à participer à l'Interclub.

• Si les factures des membres sont établies après le mois d'avril, il convient néanmoins de préparer les brouillons début avril et de fusionner ensuite les brouillons de factures avec les factures des membres.