Cet article décrit la facturation des courses sponsorisées, qui sont organisées de la manière suivante: Les participants à la course sponsorisée recrutent des sponsors qui soit paient une contribution par tour, soit les sponsors paient une somme forfaitaire pour le participant.

a) Créer des champs de contact

La course sponsorisée est similaire à une facture de boissons - vous prenez simplement des valeurs différentes de la base de données.

Pour pouvoir présenter ces informations dans Fairgate, vous avez donc besoin de trois champs de données du type de champ de contact "Numéro", que vous pouvez créer sous ‘’Contacts - Champs de contact – Gestion’’.

Il existe deux méthodes de facturation différentes:

1. Le coureur doit recevoir la facture.
2. Le sponsor doit recevoir la facture.

Dans le premier cas, il est conseillé de créer un "champ de texte d'une ligne" supplémentaire et de l'intituler "Sponsor" - vous trouverez ici le nom du sponsor.

Dans le second cas, vous avez également besoin d'un "champ de texte d'une ligne", ainsi de même uniquement pour le nom du coureur.

b) Préparation des filtres

Vous avez besoin de deux filtres: Un filtre pour ceux qui paient un montant par tour et un autre pour ceux qui paient un montant forfaitaire. De cette façon, vous savez qui doit recevoir quelle facture.

c) Préparation de la facturation

Vous avez besoin de deux articles, un pour ceux qui payent par tour et un pour ceux qui payent un forfait. Dans les deux cas, nous utilisons la fonction "Utiliser le champ de contact" de différentes manières. Dans les deux articles, nous utilisons le "champ de texte d'une ligne" dans la description de l'article, qui contient soit le sponsor, soit le coureur.

Payeur par tour

Pour l'article payeur par tour, nous avons défini le champ de contact "Tour" pour la "Quantité" et le champ de contact "Montant forfaitaire" pour le prix. L'article calcule alors automatiquement le prix total à partir de cette combinaison.

Le rôle de filtre "Payeur par tour" est enregistré comme filtre de contact.

Payeurs forfaitaires

Pour ceux qui paient un forfait, nous ne devons pas modifier le champ "Nombre", mais simplement enregistrer le champ de contact "Montant forfaitaire" sous "Prix".

Comme filtre de contact nous prenons ici bien sûr le rôle de filtre "Payeur tour".

Dès que les champs de contact contiennent des valeurs, les deux articles peuvent être sélectionnés et les factures peuvent être créées automatiquement.

d) Comment les données arrivent-elles dans les champs de données?

• Si les coureurs reçoivent la facture, il est recommandé de faire une exportation de tous les coureurs participants avant la course sponsorisée et de l'optimiser pour l'importation de la mise à jour. Vous pouvez ainsi saisir les données dans une feuille de calcul Excel pendant la course et les introduire directement après dans une importation de mise à jour. Bien entendu, vous pouvez également saisir les données directement auprès des coureurs dans Fairgate à partir d'un smartphone ou d'une tablette pendant la course.
• Si les sponsors reçoivent la facture, c'est simple: pendant l'organisation de l'événement, vous remplissez un tableau avec les champs correspondants ainsi que les coordonnées des sponsors que vous pouvez simplement importer avant la création de la facture.

e) Cas particuliers

Que faire s'il y a plusieurs coureurs ou sponsors par personne?

Ici, vous avez besoin de plusieurs groupes de champs de contact, chacun avec ses propres filtres et articles. En principe, il faut répéter les étapes a-c autant de fois que le nombre maximum de coureurs soutenus ou des sponsors de coureurs recrutés le dicte. Il est recommandé de les numéroter consécutivement.

Que faire en cas d'amende pour non-participation?

1. Si les coureurs reçoivent la facture, c'est facile à faire. Il suffit de créer un filtre pour tous ceux qui auraient dû participer (par exemple tous les membres juniors) et qui n'ont pas d'inscription concernant payeur par tour ou payeur forfaitaire.

1. Si les sponsors reçoivent la facture, c'est un peu plus compliqué, car les non-participants doivent être dans la base de données. Le plus simple est de créer un rôle et d'y inclure tous ceux qui doivent payer les amendes.

Il vous suffit ensuite de créer un article et de le lier au filtre (1) ou au rôle (2) approprié.