Groupe cible:

les administrateurs de clubs de tennis chargés de la gestion des licences de leurs membres.

Remarques importantes concernant la gestion des licences Swiss Tennis via Fairgate:

⚠️ Important

● Vous ne pouvez demander l'activation que si votre club est déjà enregistré auprès de Swiss Tennis.

● Vous devez être administrateur du club dans l'administration Fairgate.

● Remarque relative à la protection des données: en tant qu'administrateur du club, vous êtes tenu d'informer tous les membres que leurs données personnelles seront transmises à Swiss Tennis.

Commencez à gérer les licences Swiss Tennis:

Activez la connexion API Swiss Tennis pour votre club

Avant de pouvoir utiliser Fairgate pour gérer les licences Swiss Tennis, vous devez d'abord demander l'activation de la connexion API Swiss Tennis pour votre club. Pour activer la connexion, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Accédez aux paramètres de votre club.

2. Ouvrez l'onglet « Swiss Tennis » dans les paramètres. Si vous ne voyez pas cet onglet, mais que vous êtes inscrit auprès de Swiss Tennis, veuillez contacter l'assistance Fairgate.

3. Vous y trouverez le bouton « Envoyer une demande d'activation ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une nouvelle fenêtre s'ouvre sur votre ordinateur avec l'adresse e-mail du service d'assistance Fairgate. Veuillez saisir les données de votre club et envoyer l'e-mail de demande au service d'assistance Fairgate.

4. Le service d'assistance Fairgate active votre club et vous en informe.

Première synchronisation avec Swiss Tennis

Après avoir activé la connexion API Swiss Tennis pour votre club, la deuxième étape consiste à effectuer une première synchronisation complète avec la base de données Swiss Tennis afin que Fairgate puisse importer le statut de licence de tous les membres de votre club.

Pour lancer la première synchronisation:

1. Accédez aux paramètres de votre club dans l'administration Fairgate.

2. Ouvrez l'onglet « Swiss Tennis » dans les paramètres.

3. Cliquez sur le bouton « Synchroniser tous les contacts ».

   1. L'affichage d'une erreur lors de la synchronisation ne signifie pas nécessairement que la synchronisation est défectueuse, mais indique également les membres sans licence, avec des coordonnées incorrectes, etc.

Filtrer les rôles

Après la première synchronisation avec l'API Swiss Tennis, Fairgate reçoit les données de tous les membres de votre club et les affiche sous « Contacts ».

Pour afficher les membres de votre club selon leur statut de licence, procédez comme suit:

1. Allez dans « Contacts actifs » dans le menu déroulant « Contacts ».

2. Cliquez dans la barre latérale sur « Filtrer les rôles » > « Licences Swiss Tennis ».

3. Tous les membres du club ayant un statut de licence obtenu auprès de Swiss Tennis s'affichent alors. Lorsque vous cliquez sur un statut, une liste des membres du club ayant cette licence s'affiche.

   

⚠️ Important: que faire si des licences de membres manquent après la synchronisation?

Après la synchronisation des membres de votre club avec Swiss Tennis, il peut arriver que certains membres qui devraient disposer d'une licence (active, bloquée ou supprimée) n'aient pas de statut de licence dans le système.

Dans ce cas:

1. Contactez directement Swiss Tennis – ne contactez pas l'assistance Fairgate.

2. Ne demandez pas de nouvelle licence, car cela créerait des licences en double pour la même personne.

Pourquoi cela se produit-il ?

Cela se produit généralement lorsque les données entre les informations sur les membres de votre club et les enregistrements de Swiss Tennis ne correspondent pas (par exemple, des différences dans les noms, les dates de naissance ou d'autres informations personnelles).

Important: seul Swiss Tennis peut résoudre ces problèmes de synchronisation des données.

Gestion des licences Swiss Tennis via Fairgate

⚠️ Comment fonctionne l'application

Chez Swiss Tennis, les licences peuvent être adaptées en fonction des saisons.
L'intégration Fairgate s'appuie sur le statut de la saison communiqué par l'API Swiss Tennis.
Au cours d'une saison, on distingue trois statuts différents:

1. Bloqué : Il s'agit d'une très courte période pendant la saison au cours de laquelle la gestion des licences est bloquée en raison de travaux de maintenance. Aucune modification n'est autorisée pendant cette période.

2. Normal : la phase normale s'étend de mars à novembre. Pendant cette phase, seules les modifications suivantes sont possibles :

a. Demande d'une nouvelle licence pour la saison en cours

b. Réactivation d'une licence bloquée pour la saison en cours

c. Réactivation d'une licence supprimée pour la saison en cours

3. Annuel : la phase annuelle s'étend de novembre à février. Pendant cette phase, les opérations suivantes sont possibles :

a. Demande d'une nouvelle licence

b. Suppression d'une licence active

c. Suspension d'une licence active

d. Réactivation d'une licence supprimée pour la saison en cours et la saison suivante

e. Réactivation d'une licence suspendue pour la saison en cours et la saison suivante

f. Modification d'une licence supprimée en licence suspendue pour la saison en cours

g. Suppression d'une licence suspendue pour la saison en cours et la saison suivante

h. Modification du statut d'une licence active pour la saison suivante afin de la suspendre ou de la supprimer.

Aucune mesure particulière n'est nécessaire pour les licences actives qui doivent rester actives la saison prochaine.

⚠️Veuillez noter que les licences de niveau N1-R2 et U&10 doivent être commandées directement auprès de Swiss Tennis License Administration.

⚠️ Changement important pour les clubs qui utilisent actuellement des champs personnalisés pour gérer les données des licences Swiss Tennis

Si votre club a enregistré les informations relatives aux licences Swiss Tennis de ses membres à l'aide de champs personnalisés créés manuellement dans Fairgate, vous devez désormais passer exclusivement à l'activation de l'API Swiss Tennis pour gérer ces données.

Changements importants:

● Activez et utilisez exclusivement l'intégration de l'API Swiss Tennis.

● N'utilisez plus de champs personnalisés créés manuellement pour les données relatives aux licences Swiss Tennis.

● Toutes les informations relatives aux licences Swiss Tennis doivent désormais être transmises via cette connexion API officielle.

Pour gérer la licence d'un membre du club, vous devez suivre les étapes suivantes:

1. Recherchez le membre soit dans les contacts actifs, soit dans l'un des filtres sous Licences Swiss Tennis.

2. Cliquez sur le lien pour ouvrir la vue détaillée du membre. Vous y trouverez l'onglet « Licence Swiss Tennis ».

3. Lorsque vous ouvrez cet onglet, le statut actuel de ce membre dans le système de licence Swiss Tennis s'affiche.

4. En fonction du statut dans l'API Swiss Tennis, vous verrez les boutons correspondants pour demander (comme décrit ci-dessus) les modifications autorisées de la licence du membre auprès de Swiss Tennis.

⚠️Important

Veuillez noter que le système de licence de Swiss Tennis considère les informations suivantes comme obligatoires pour qu'une licence puisse être délivrée ou qu'une licence existante puisse être modifiée :

● Prénom

● Nom

● Sexe

● Date de naissance

● Adresse e-mail principale

● Code postal

● Ville

● Pays

Veuillez vous assurer que ces informations sont complètes et correctes avant d'utiliser les fonctions de gestion des licences.

Une fois les données transmises à Swiss Tennis, elles sont enregistrées dans leur système. Après cette modification, toute modification ultérieure des informations relatives à une personne dans Fairgate ne sera plus mise à jour dans Swiss Tennis. Si les informations changent, veuillez contacter Swiss Tennis directement.

Configurer des rôles de filtre pour la facturation

Swiss Tennis autorise la gestion des licences uniquement pour les contacts qui ont indiqué votre club comme leur club principal. Afin d'identifier tous les contacts auxquels une facture doit être émise, vous devez donc configurer un rôle de filtre pour

tous les contacts pour lesquels une licence Swiss Tennis a été commandée au cours d'une saison et qui ont indiqué votre club comme club principal.

Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes

1. Allez dans Paramètres > Swiss Tennis > Cliquez sur Synchronisation globale

1. Créez un nouveau rôle de filtre avec les options suivantes

   1. Sélectionnez l'un des rôles de filtre prédéfinis sous « Licence Swiss Tennis ».

      

   2. Cliquez sur l'icône du filtre en haut à droite.

   3. 

   1. Sélectionnez

      
      

      1. Sélectionner le type > Zones de contact

         
         

      2. Sélectionnez Zone de contact > Affiliation au club : principale ou secondaire

      3. Club principal

   2. 

      
      

   3. Répétez cette opération pour le rôle de filtre « Licences junior ».

   4. Enregistrez les rôles sous « Facture licences adulte » et « Facture licence junior ».

      
      

      
      

      
      

      
      

2. Associez vos articles standard existants à ces nouveaux rôles de filtre.

   ⚠️ Important

   • Veuillez effectuer une synchronisation globale après chaque changement de saison.

   • Veuillez coordonner votre facturation avec le cycle de facturation de Swiss Tennis afin de facturer le même nombre de licences.