In den Buchungsrichtlinien in AVAILIO können Sie Gästeregelungen, Spieldauern, Startzeiten und vieles mehr bestimmen, und diese bestimmten Benutzergruppen, Objekten, Objektgruppen oder Standorten zuordnen.

1) Erstellung der Konfiguration

1. Navigieren Sie zu AVAILIO > Einstellungen > Buchungsrichtlinien.

2. Klicken Sie auf „Erstellen“, um eine neue Konfiguration anzulegen.

3. Geben Sie der Konfiguration einen aussagekräftigen Namen – am besten so, dass Sie sofort erkennen, wofür sie gedacht ist.

4. Definieren Sie alle untenstehenden Einstellungen:

   1. Buchungsfrist: Buchung im Voraus möglich bis -> Legen Sie fest, wie viel im Voraus Ihre Buchenden buchen dürfen (z.B eine Woche im Voraus)

   2. Spieler-Management: Benutzer/-innen erlauben, Mitspieler mitzubringen -> Legen Sie fest, ob Mitspieler bei der Buchung angegeben werden müssen, oder nicht

      Spieler-Management: Erlaubte Benutzergruppen als Mitspieler -> Legen Sie fest, welche Benutzergruppen die Personen mit dieser Buchungsrichtlinie mitnehmen dürfen

      👉 Beispiel

      Junioren und Aktivmitglieder haben zwei verschiedene Buchungsrichtlinien. Die Regel besagt, dass Junioren zu Ihrer Buchung nur Aktivmitglieder hinzufügen dürfen, dann klicke ich “Spieler mitbringen”, und erlaubte Benutzergruppe als Mitspieler “Aktivmitglieder”

      
      

   3. Erlaubte Buchungsdauern: Definieren Sie die Buchungsdauern, die Buchende mit dieser Buchungsrichtlinie buchen dürfen

      
      

   4. Nicht verfügbar von / bis: Definieren Sie Zeiträume, in welchen Buchungen mit dieser Buchungsdauer nicht getätigt werden dürfen.

      1. 👉 Beispiel So können Sie zum Beispiel zwischen 18:00 und 22:00 Uhr bestimmte Buchungsdauern – etwa 90 Minuten – deaktivieren, damit in den Peak Hours nur kürzere Zeitfenster gebucht werden können und dadurch mehr Personen spielen können.

   5. Mind. / Max. Spieleranzahl: Definieren Sie die Mindeste / Maximale Spieleranzahl für eine bestimmte Zeitdauer - etwa. 120min für ein Doppel.

   6. Erlaubte Startzeiten der Buchung: Definieren Sie, ob die Buchungen zu jeder Viertelstunde, halben Stunde oder vollen Stunde starten sollen.

   7. Last-Minute-Buchung möglich: Legen Sie fest, ab welchem Zeitpunkt eine Buchung als Last-Minute gilt – zum Beispiel kurz vor Beginn der Buchung. Sie können für solche Buchungen spezielle Regeln oder Preisermässigungen festleg

   8. Early-Bird-Buchungen: Definieren Sie, ab wann eine Buchung als Early Bird gilt – also besonders frühzeitig. Auch hier können Sie besondere Konditionen oder Rabatte hinterlegen.

      
      

2) Zuordnung der Konfiguration

Die erstellten Buchungsrichtlinien können Sie anschliessend einem ganzen Standort, einer Objektgruppe, bestimmten Objekten oder Benutzergruppen zuordnen. Überlegen Sie sich genau, auf welcher Ebene die Richtlinie gelten soll, damit sie sinnvoll und übersichtlich angewendet werden kann.

Beispiele:

• Kleine Organisation: Alle Tennisplätze haben die gleichen Regeln – die Buchungsrichtlinie kann auf Standortebene zugeordnet werden.

• Sehr grosse Organisation: Jede Benutzergruppe soll eigene Regeln haben – hier ist die Benutzergruppenebene sinnvoll.

• Mittelgrosse Organisation mit Tennis- und Padelplätzen: Erstellen Sie eine Objektgruppe für die 3 Tennisplätze und ordnen dort die entsprechende Buchungsrichtlinie zu. Für den Padelplatz erstellen Sie eine zweite Buchungsrichtlinie und ordnen diese auf Objektebene zu.

Gehen Sie danach auf die jeweils passende Ebene und fügen die Konfiguration direkt hinzu. So behalten Sie den Überblick. Natürlich können Sie für verschiedene Plätze, Standorte oder Benutzergruppen unterschiedliche Buchungsrichtlinien definieren.