Damit Ihre E-Mails zuverlässig bei den Empfängern ankommen und nicht im Spam-Ordner landen, ist es wichtig, verschiedene Maßnahmen zu ergreifen, um die Vertrauenswürdigkeit als Absender zu stärken und dadurch die Zustellrate zu verbessern.  

Wir empfehlen, folgende Ratschläge zu beachten:

1. Keine Mailhoster als Absenderadresse verwenden 

Mailhoster wie Gmail, GMX, Bluewin, Hotmail usw. versuchen zu unterbinden, dass man mit diesen E-Mail-Adressen E-Mails über fremde Server versendet. Verwenden Sie daher für den Versand über das Fairgate-System als Absender-Adresse die E-Mail-Adresse einer Internet-Domain, die Ihnen gehört. 

Falls Sie keine eigene Domain besitzen, empfehlen wir Ihnen, bei einem Domain-Registrar eine Domain zu registrieren. 

Falls Sie keine Rückantwort ermöglichen wollen, können Sie auch noreply@fairgate.ch als Absender verwenden.   

2. SPF-Eintrag in der DNS-Verwaltung der Domain setzen

Mit einem sogenannten SPF-Record (Sender Policy Framework) werden die Regeln festgelegt, die für den E-Mail-Versand von der betreffenden Internet-Domain gelten. 

Den aktuellen SPF-Eintrag Ihrer Domain können Sie zum Beispiel unter spf-record.de prüfen.

Wir empfehlen, dass ein gültiger SPF-Eintrag gesetzt wird, und dass dieser include:spf.fairgate.ch enthält. Der Wert des SPF-Eintrags könnte zum Beispiel so aussehen: "v=spf1 a mx include:spf.fairgate.ch ~all" 

Falls Sie die Domain-Verwaltung an Fairgate übertragen haben (weil Ihre Website über Fairgate läuft), kümmert sich Fairgate selbst um einen korrekten SPF-Eintrag. 

In den anderen Fällen befindet sich die Domain-Verwaltung wahrscheinlich bei Registrar Ihrer Domain. Melden Sie sich dort an und suchen Sie nach DNS-Verwaltung. Korrigieren Sie den existierenden SPF-Eintrag oder erstellen Sie ihn neu. 

• Typ: TXT 

• Host: Ihre Domain ohne Subdomain 

• TTL-Wert: z.B. 3600

• Text-Wert: z.B. "v=spf1 a mx include:spf.fairgate.ch ~all" 

Falls Sie unsicher sind, wie Sie die DNS-Einträge einfügen, kontaktieren Sie den Support Ihres Domainanbieters oder unser Fairgate-Support-Team.   

3. Eigene E-Mail-Versanddomain registrieren 

Die Einrichtung der E-Mail-Versanddomain bewirkt, dass die Absender-Adresse (“From”-Adresse) und die Versanddomain (“Sender”) übereinstimmen. Die Anleitung dafür finden Sie hier.   

4. Versand an ungültige Empfängeradressen minimieren 

Wenn Sie häufig an nicht (mehr) gültige E-Mail-Adressen versenden, schmälert das Ihre Reputation als Absender. Halten Sie die Qualität Ihrer Empfänger-Adressen hoch, indem Sie nicht mehr gültige Adressen aktiv entfernen oder korrigieren, und keine ungültigen Empfänger-Adressen hinzufügen.   

5. Spam-verdächtige Inhalte vermeiden   

Vermeiden Sie Inhalte, die von Spam-Filtern negativ bewertet werden könnten, wie reisserische Betreffzeilen, übermässige Verwendung von Grossbuchstaben oder viele Links.   

6. Aufwärmphase für eine neue Domain 

Wenn Sie Ihre neue E-Mail-Versanddomain verwenden, sollten Sie nicht sofort zu grosse Mengen an E-Mails versenden. Beginnen Sie mit ein paar hundert pro Tag und steigern Sie das Volumen schrittweise um etwa 25 % pro Tag. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Ihre E-Mails von den empfangenden Mailservern als potenzieller Spam eingestuft werden. Nach dieser Aufwärmphse können Sie auch grössere Mengen an E-Mails auf einmal versenden, ohne deswegen Spam-Klassierungen zu riskieren.