Wurde bei einem Postfach ein auffälliges Versandverhalten festgestellt, kann Fairgate den Zugriff und den E-Mail-Versand vorübergehend einschränken.
Dabei werden in der Regel folgende Massnahmen vorgenommen:
Passwort des Postfachs geändert
SMTP-Versand deaktiviert
Anmeldung am Postfach gesperrt
auffällige Nachrichten aus der Mail Queue entfernt
Eingehende E-Mails werden weiterhin angenommen.
Der Mailadministrator kann das betroffene Postfach nach einer Prüfung selbständig wieder freigeben.
Vor der Reaktivierung
Prüfen Sie zunächst alle Geräte und Anwendungen, auf denen das Postfach eingerichtet ist:
Computer, Smartphones und Tablets
Outlook, Thunderbird oder andere Mailprogramme
Websites, Kontaktformulare und Newsletter-Systeme
Scanner, Drucker oder weitere Geräte
ältere oder nicht mehr verwendete Geräte
Entfernen Sie dort das bisherige Passwort und prüfen Sie die Geräte auf Schadsoftware oder unbekannte Anwendungen.
Wichtig: Aktivieren Sie das Postfach erst wieder, wenn die Ursache des auffälligen Versands geprüft wurde. Andernfalls kann der Versand unmittelbar erneut beginnen.
Voraussetzungen
Für die Reaktivierung benötigen Sie:
Zugriff als Domain-Administrator
die Adresse des betroffenen Postfachs
ein neues, sicheres Passwort
Melden Sie sich in der Admin UI des Fairgate Mailservers an:
→ https://mail.fairgatemail.ch/domainadmin/
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Betroffenes Postfach öffnen
Öffnen Sie im Admin UI den Bereich Mailboxen.
Suchen Sie das betroffene Postfach.
Öffnen Sie die Bearbeitung des Postfachs.
2. Neues Passwort festlegen
Tragen Sie ein neues Passwort ein und bestätigen Sie dieses im zweiten Passwortfeld.
Verwenden Sie nicht erneut das bisherige Passwort oder eine einfache Abwandlung davon.
3. SMTP-Versand aktivieren
Öffnen Sie den Bereich für den Protokollzugriff.
Aktivieren Sie dort wieder die Option:
SMTP
Die übrigen Protokolle sollten nur aktiviert werden, wenn sie für das Postfach benötigt werden.
4. Anmeldung wieder freigeben
Ändern Sie den Status des Postfachs von:
Login verbieten (Mails werden weiterhin angenommen)
auf:
Aktiv
Speichern Sie anschliessend die Änderungen.
Neues Passwort auf den Geräten eintragen
Hinterlegen Sie das neue Passwort anschliessend auf allen verwendeten Geräten und in allen Anwendungen.
Empfohlenes Vorgehen:
Richten Sie zunächst nur ein geprüftes Gerät ein.
Testen Sie die Anmeldung sowie den Versand und Empfang von E-Mails.
Fügen Sie weitere Geräte und Anwendungen anschliessend einzeln hinzu.
Die Server-Einstellungen und Einrichtungshilfen für gängige Mailprogramme finden Sie unter:
→ https://docs.fairgatemail.ch
Anschliessend ist die Einrichtung abgeschlossen und das Postfach kann auf den eingerichteten Geräten wieder wie gewohnt verwendet werden.
Häufig gestellte Fragen
Warum wurde das Postfach eingeschränkt?
Das System hat ein auffälliges Versandverhalten erkannt und einen automatischen Spamverdacht ausgelöst. Um weiteren Versand vorübergehend zu unterbrechen, wurde das Postfach abgesichert.
Können weiterhin E-Mails empfangen werden?
Ja. Eingehende E-Mails werden weiterhin angenommen. Die Anmeldung und der ausgehende Versand sind vorübergehend deaktiviert.
Wer kann das Postfach wieder freigeben?
Der Organisations-Mailadministrator kann das Passwort ändern, den SMTP-Zugriff aktivieren und das Postfach wieder auf Aktiv setzen.
Was sollte vor der Freigabe geprüft werden?
Alle Geräte und Anwendungen, auf denen das Postfach eingerichtet ist, sollten kontrolliert werden. Dazu gehören insbesondere Computer, Smartphones, Tablets, Mailprogramme, Websites und weitere Systeme mit gespeicherten Zugangsdaten.
Warum muss ein neues Passwort verwendet werden?
Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die bisherigen Zugangsdaten bekannt geworden sind. Das alte Passwort oder eine einfache Abwandlung sollte deshalb nicht erneut verwendet werden.
Warum muss das Passwort auf allen Geräten aktualisiert werden?
Geräte mit dem alten Passwort können weiterhin fehlgeschlagene Anmeldeversuche verursachen und dadurch den Zugriff erneut blockieren.