Zielgruppe: Mail‑Admins bei Fairgate‑Kunden
Kurzfassung: Am Umstellungstag senden alle Postfächer nur noch mit @neuedomain.tld. E‑Mails an @altedomain.tld werden weiterhin zugestellt, weil in der Fairgate Mailadministration (Mailcow) ein Domain‑Alias alt → neu eingerichtet wird. Die alte Domain sendet nicht mehr (SPF -all, DMARC streng).

Hinweis Testen: Für kleine Organisationen kann der Admin seine eigene Adresse für Tests nutzen. Für grössere Organisationen empfehlen wir ein separates Testpostfach auf der neuen Domain (saubere Referenz, weniger Seiteneffekte).

Inhalt

1. Wann dieses Vorgehen passt

2. Voraussetzungen

3. Rollen & Verantwortungen (inkl. DNS‑Varianten)

4. Ablauf mit klaren Zeitfenstern

   • 4.1 Eine Woche vorher

   • 4.2 Am Umstellungstag

   • 4.3 Erste zwei Wochen danach

   • 4.4 Ab Monat 2

5. Schritte in der Fairgate Mailadministration (Mailcow)

6. DNS‑Checkliste (Copy‑&‑Paste, je nach Zuständigkeit)

7. Tests & Kontrolle

8. Troubleshooting (Fehlerbild → Ursache → Lösung)

9. Kommunikation an Mailboxinhaber – Textbausteine

10. Anhänge: Checklisten zum Abhaken

Wann dieses Vorgehen passt

• Domainwechsel/Umbenennung, ohne Änderung des Namens vor dem @.

• Ziel: eine sendende Domain → klare Marke, weniger Support, bessere Zustellbarkeit.

Voraussetzungen

• Admin‑Zugang zur Fairgate Mailadministration (Mailcow).

• Zugriff auf die DNS‑Verwaltung oder Fairgate verwaltet die DNS‑Einträge (siehe Rollen unten).

• Wichtig: Ein Domain‑übergreifendes Umbenennen einer Mailbox ist in der UI nicht möglich. Die Funktion „Mailbox umbenennen“ ändert nur den lokalen Teil vor dem @. Für @neuedomain braucht es immer eine neue Mailbox (plus Migration).

Rollen & Verantwortungen (inkl. DNS‑Varianten)

Ablauf mit klaren Zeitfenstern

4.1 Eine Woche vorher (Vorbereitung)

Admins

1. Neue Domain bei der Fairgate Kundenbetreuung anlegen lassen (Systemfreischaltung).

2. Testen auf neuer Domain

   • Variante klein: eigenes Admin‑Postfach verwenden.

   • Variante empfohlen (grösser): Testpostfach test@neuedomain.tld anlegen.

3. DNS vorbereiten

   • Wenn Fairgate DNS verwaltet: Termine & Werte an Kundenbetreuung übermitteln; Umsetzung erfolgt durch Fairgate.

   • Wenn Organisation DNS verwaltet: MX, SPF (mit Fairgate‑Mailserver), DKIM (Selector + TXT), DMARC p=none setzen.

   • Tipp: TTL der betroffenen Records 24–48 h vor dem Umstellungstag auf 300 s reduzieren (schnellere Umschaltung).

4. Sende-/Empfangstest mit neuer Domain durchführen.

5. Vorankündigung an Mailboxinhaber vorbereiten (siehe Textbausteine).

Mailboxinhaber – Vorankündigung (Mail)

• „Ab Datum X senden Sie nur noch mit @neuedomain.tld. Mails an @altedomain.tld kommen weiterhin an. Am Umstellungstag folgt eine kurze Anleitung.“

4.2 Am Umstellungstag (Cutover)

Admins

1. Neue Mailboxen @neuedomain anlegen (gleicher lokaler Teil wie bisher, falls gewünscht).

2. Inhalte migrieren

   • Fairgate via imapsync (empfohlen) oder

   • Selbst per Client: beide Konten per IMAP anbinden → Ordner kopieren/verschieben.

3. Domain‑Alias setzen: Aliasse → Domain‑Aliasse → + Domain‑Alias → altedomain.tld → neuedomain.tld → Aktiv.
   

   1. Eingaben beim Anlegen des Domain-Alias:

      • Alias-Domain: alte Domain (z. B. altedomain.ch)

      • Ziel-Domain: neue Domain auswählen (z. B. neuedomain.ch)

      • Aktiv: Haken setzen

      • Rate limit: deaktiviert lassen (Standard)

      • Selector: dkim (Standard)

      • DKIM-Schlüssellänge: 2048 (empfohlen)

      • Hinzufügen: klicken, um Alias zu speichern

4. Outbound Alt‑Domain sperren & DMARC schärfen

   • Wenn Fairgate DNS verwaltet: Kundenbetreuung setzt SPF Alt‑Domain auf v=spf1 -all und DMARC auf p=quarantine.

   • Wenn Organisation DNS verwaltet: SPF Alt‑Domain auf v=spf1 -all; DMARC Alt‑Domain auf quarantine.

5. Sicherstellen, dass „Send as @altedomain“ nirgends erlaubt ist.

Mailboxinhaber – Umstellungstag (Mail)

• „Bitte @neuedomain.tld als Standard‑Absender setzen, Signatur anpassen, alte Identität entfernen, externe Logins/Portale umstellen.“

4.3 Erste zwei Wochen danach (Übergang)

Admins

• DMARC‑Reports beider Domains beobachten; Zustelltests durchführen.

• Alt‑Domain auf p=reject anheben

  • Wenn Fairgate DNS verwaltet: kurzen Auftrag an Kundenbetreuung; diese stellt um.

  • Wenn Organisation DNS verwaltet: DMARC Alt‑Domain selbst auf reject setzen.

• Optional: Kurzzeit‑Autoresponder für prominente Funktionsadressen („Unsere Adresse hat sich geändert …“).

Mailboxinhaber – Reminder (Mail, nach 1 Woche)

• „Nur noch @neuedomain.tld als Absender verwenden. Falls der Client noch @altedomain.tld anbietet, bitte Identität entfernen.“

4.4 Ab Monat 2 (Nachlauf)

Admins

• Dokumentation aktualisieren, Monitoring schliessen.

• DKIM‑Rotation für @neuedomain planen (jährlich).

• Optional: Alias @alt nach 6–12 Monaten entfernen.

Mailboxinhaber – Abschluss (Mail)

• „Umstellung abgeschlossen. Empfang an @altedomain.tld bleibt vorerst aktiv; Absender ist dauerhaft @neuedomain.tld.“

Schritte in der Fairgate Mailadministration (Mailcow)

A) Benutzerpostfächer unter @neuedomain anlegen

1. Mailboxen → + Mailbox

2. Adresse: <lokalteil>@neuedomain.tld → Quota/Optionen → Speichern.

Hinweis „Mailbox umbenennen“: Diese Funktion ändert nur den lokalen Teil vor dem @. Ein Wechsel von @alt auf @neu erfordert immer ein neues Postfach unter der neuen Domain (danach Inhalte migrieren).

B) Inhalte migrieren

• Empfohlen: durch Fairgate mittels imapsync (konsistent, schnell).

• Alternativ selbst: Beide Konten im IMAP‑Client einbinden → Ordner/Folders kopieren; danach altes Konto entfernen.

C) Domain‑Alias alt → neu setzen

1. Aliasse → Domain‑Aliasse → + Domain‑Alias

2. Alias‑Domain: altedomain.tld

3. Ziel‑Domain: neuedomain.tld

4. Aktiv anhaken → Hinzufügen.

D) „Send as @alt“ verhindern

• Keine Identitäten/Absenderrechte für @alt vergeben.

• Prüfen: Benutzer‑Aliasse nur unter @neu.

DNS‑Checkliste (Copy‑&‑Paste, je nach Zuständigkeit)

Neue Domain (sendend)

• MX → Fairgate‑Mailserver

• SPF → v=spf1 mx -all

• DKIM (TXT) → dkim2025._domainkey.neuedomain.tld = Public Key

• DMARC (TXT) → v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@neuedomain.tld

Alte Domain (nur Empfang, kein Versand)

• MX → Fairgate‑Mailserver

• SPF → v=spf1 -all

• DMARC → erst p=quarantine, später p=reject

• Kein DKIM nötig (kein Versand)

Fairgate verwaltet DNS: Diese Einträge setzt/ändert die Kundenbetreuung nach Absprache.
Organisation verwaltet DNS: Diese Einträge im eigenen Registrar pflegen (TTL für die Umschaltphase idealerweise 300 s).

Tests & Kontrolle

Erwartete Ergebnisse

Schnelltests (Beispiele)

# MX der alten Domain zeigt auf Fairgate-Mailserver:
dig MX altedomain.tld +short

# DKIM der neuen Domain vorhanden:
dig TXT dkim2025._domainkey.neuedomain.tld +short

# DMARC-Policy alt/neu prüfen:
dig TXT _dmarc.altedomain.tld +short
dig TXT _dmarc.neuedomain.tld +short

Troubleshooting (Fehlerbild → Ursache → Lösung)

Kommunikation an Mailboxinhaber – Textbausteine

1) Vorankündigung (eine Woche vorher)
Betreff: Wir stellen auf @neuedomain.tld um
«Ab [Datum] verwenden wir für ausgehende E‑Mails die neue Domain @neuedomain.tld.
Ihre Postfächer bleiben unverändert, Mails an @altedomain.tld kommen weiterhin an.
Am Umstellungstag erhalten Sie eine kurze Anleitung (Absender ändern, Signatur anpassen).»

2) Umstellungstag
Betreff: Heute umgestellt – bitte Absender/Signatur prüfen
«Ab sofort senden Sie nur noch mit @neuedomain.tld.
Bitte:

1. In Ihrem Mail‑Client @neuedomain.tld als Standard‑Absender auswählen.

2. Signatur, Website‑Profile und externe Logins auf @neuedomain.tld ändern.

3. Falls Ihr Client @altedomain.tld anbietet: bitte die alte Identität entfernen.»

3) Reminder (eine Woche nach Umstellung)
Betreff: Erinnerung: nur noch @neuedomain.tld als Absender
«Bitte verwenden Sie ausschliesslich @neuedomain.tld.
Wenn Ihr Client weiterhin @altedomain.tld vorschlägt, entfernen Sie diese Identität.»

4) Abschluss (ab Monat 2)
Betreff: Umstellung abgeschlossen
«Die Umstellung auf @neuedomain.tld ist abgeschlossen.
E‑Mails an @altedomain.tld werden weiterhin zugestellt, Absender bleibt @neuedomain.tld.»

Anhänge: Checklisten zum Abhaken

Admin – Vorbereitung (eine Woche vorher)

• Neue Domain durch Fairgate Kundenbetreuung anlegen lassen

• Tests geplant (eigene Admin‑Adresse oder Testpostfach, empfohlen bei grösseren Organisationen)

• MX, SPF, DKIM, DMARC (p=none) für @neu gesetzt (Fairgate oder Organisation, je nach Zuständigkeit)

• Sende-/Empfangstest @neu erfolgreich

• Vorankündigung vorbereitet

Admin – Umstellungstag

• Benutzer‑Postfächer unter @neu angelegt

• Inhalte migriert (Fairgate/imapsync oder Client)

• Domain‑Alias alt → neu aktiv

• Alt‑Domain SPF -all gesetzt (Fairgate oder Organisation)

• Alt‑Domain DMARC quarantine gesetzt (Fairgate oder Organisation)

• „Send as @alt“ nirgends erlaubt

• Umstellungsmail an Benutzer verschickt

Admin – Erste zwei Wochen danach

• DMARC‑Reports geprüft

• Alt‑Domain DMARC auf reject angehoben (Fairgate oder Organisation)

• Optional Autoresponder für Funktionsadressen

Admin – Nachlauf

• Doku aktualisiert

• DKIM‑Rotation @neu geplant

• Entscheidung: Alias @alt nach 6–12 Monaten entfernen?

Merksatz: Der Domain‑Alias wird erst nach Anlage/Migration der neuen Postfächer gesetzt. Die alte Domain sendet nie mehr (SPF -all, DMARC streng). Bei Fairgate‑verwaltetem DNS übernimmt die Kundenbetreuung alle DNS‑Schritte; andernfalls führt sie die Organisation selbst aus.